МойСклад: возможности системы и каким компаниям она подходит

МойСклад: возможности системы и каким компаниям она подходит

МойСклад — облачная система для управления товарами, заказами, закупками, продажами, розницей и небольшим производством. В ней можно контролировать остатки, оформлять документы, рассчитывать прибыльность, работать с кассами, маркетплейсами и интернет-магазинами.

Сервис часто называют складской программой, но его возможности шире обычного учёта остатков. Для торговой компании МойСклад может стать операционным центром: сюда поступают заказы из разных каналов, здесь резервируется товар, формируется закупка, оформляется отгрузка и собирается аналитика.

При этом система подходит не каждому бизнесу. Компании со сложным регламентированным учётом, крупным многопередельным производством или глубоко индивидуальными процессами может потребоваться 1С:ERP либо другая специализированная платформа.

Короткий вывод: МойСклад особенно хорошо подходит малому и среднему товарному бизнесу, которому нужен единый облачный контур для закупок, товаров, заказов, склада, розницы и аналитики без развёртывания собственной серверной инфраструктуры.

Какие задачи решает МойСклад

Товарный и складской учёт

Основной контур МоегоСклада строится вокруг справочника товаров и документов движения. Для каждой позиции можно хранить наименование, артикул, штрихкод, единицу измерения, закупочные и продажные цены, характеристики и дополнительные поля.

Если один товар продаётся в разных цветах или размерах, используются модификации. Это помогает не создавать несвязанные карточки и одновременно видеть остаток каждого варианта.

Система позволяет учитывать:

• остатки по нескольким складам и магазинам;
• доступное количество с учётом резерва;
• приёмки, отгрузки и возвраты;
• перемещения между складами;
• инвентаризации, оприходования и списания;
• серии, модификации, комплекты и штрихкоды — в зависимости от сценария учёта;
• историю движения конкретной позиции.

Практическая польза появляется, когда каждое физическое движение товара своевременно отражается документом. Само подключение программы не исправит остатки, если сотрудники продают, перемещают или списывают товар вне установленного процесса.

Закупки и работа с поставщиками

В закупочном контуре можно оформлять заказы поставщикам, приёмки, возвраты, счета и платежи. Руководитель или закупщик видит, что заказано, что уже поступило, какие обязательства остались и сколько компания должна поставщику.

МойСклад полезен, когда закупка должна опираться на реальные продажи и остатки, а не на ощущение сотрудника. Для работы этого сценария необходимо заранее привести в порядок номенклатуру, выбрать правила резерва и исключить отрицательные остатки.

Типовой процесс выглядит так:

1. система показывает текущий и доступный остаток;
2. закупщик оценивает продажи и ожидаемый спрос;
3. формирует заказ поставщику;
4. после поступления создаёт приёмку;
5. товар становится доступным для резерва и продажи;
6. оплата связывается с документами закупки.

Оптовые продажи и заказы покупателей

Для оптовой компании центральным документом обычно становится заказ покупателя. В нём фиксируются клиент, товары, цены, скидки, склад, ответственный, плановая дата и статус исполнения.

На основании заказа можно создавать связанные документы: счёт, отгрузку, входящий платёж и возврат. Такая цепочка позволяет быстро проверить, что уже оплачено и отгружено, а что ещё ожидает действия.

Разные этапы заказа можно представить статусами: новый, подтверждён, ожидает оплаты, в комплектации, готов к отгрузке, отгружен или отменён. Но статусы нужно проектировать под реальный процесс. Слишком подробная схема заставляет менеджеров выполнять лишние действия, слишком короткая — не показывает место задержки.

Розница и кассовая программа

В МоемСкладе можно создать сеть торговых точек и связать её с общим товарным контуром. Розничные операции выполняются через приложение «Касса МойСклад», которое обменивается с основной системой сведениями о товарах, заказах, продажах и возвратах.

В розничном сценарии можно организовать:

• рабочее место продавца;
• открытие и закрытие кассовых смен;
• продажи и возвраты;
• скидки и программы лояльности;
• печать чеков, ценников и этикеток;
• обмен остатками между точками и центральным складом;
• работу с маркированными товарами при корректной настройке кассы и оборудования.

Перед запуском нужно проверить совместимость кассы, фискального регистратора, сканера и другого оборудования. Отдельно тестируются продажа, возврат, отмена, закрытие смены и сценарий отсутствия связи.

Маркировка и специальные виды учёта

МойСклад используют для работы с маркированными товарами: от приёмки электронных документов до продажи на кассе. Возможности зависят от товарной группы, тарифа, подключённых опций, ЭДО и оборудования.

Автоматизация маркировки — это не одна галочка. Необходимо проверить всю цепочку:

1. правильность карточек товаров и кодов ТН ВЭД или ОКПД2, если они требуются процессом;
2. получение и обработку УПД через ЭДО;
3. приёмку кодов маркировки;
4. хранение и перемещение товара;
5. проверку кода перед продажей;
6. вывод товара из оборота;
7. возвраты и исправление ошибок.

Правила маркировки регулярно меняются, поэтому перед внедрением нужно сверять инструкции МоегоСклада, «Честного знака», оператора ЭДО и производителя кассового оборудования.

Интернет-магазины и маркетплейсы

МойСклад может быть операционным бэк-офисом интернет-магазина. Сайт отвечает за витрину и оформление заказа, а учётная система — за товары, цены, остатки, резервы и документы.

В каталоге решений доступны интеграции с CMS, маркетплейсами, службами доставки, банками и платёжными сервисами. Конкретный набор функций зависит от выбранного приложения. Одна интеграция передаёт только товары и остатки, другая поддерживает заказы, цены, статусы, возвраты и отчёты комиссионера.

Перед подключением маркетплейса важно определить:

• какая система является источником карточки товара;
• как сопоставляются товары и модификации;
• с какого склада выгружается доступный остаток;
• учитывается ли резерв под другие каналы;
• кто управляет ценами и скидками;
• как отражаются FBO, FBS, комиссии и возвраты;
• что происходит при ошибке обмена.

Без этих правил омниканальная торговля быстро приводит к перепродажам, дублям товаров и расхождениям между площадкой и внутренним учётом.

Производство

Производственный контур подходит компаниям, которым нужно планировать выпуск, списывать материалы и учитывать затраты по техкартам. В технологической карте описываются продукция, материалы, этапы, инструкции, трудовые и другие затраты.

Производственное задание показывает, что и в каком количестве нужно изготовить, какие материалы потребуются и как выполняется работа. На основании потребности можно сформировать закупку, производство полуфабриката или перемещение с другого склада.

Это подходит, например, небольшому мебельному, швейному, пищевому или сборочному производству с понятными повторяемыми маршрутами. Если предприятие требует детального планирования загрузки оборудования, сложного бюджетирования, нормативного учёта и множества переделов, возможности нужно проверять на пилотном процессе и сравнивать со специализированной ERP.

CRM и работа с клиентами

В МоемСкладе есть собственный CRM-контур: карточки покупателей и поставщиков, контактные лица, задачи, воронка продаж, история заказов и показатели контрагентов. Через интеграции можно подключать телефонию, рассылки, мессенджеры и другие каналы.

Встроенной CRM часто достаточно, если продажа тесно связана с товарным заказом и процесс относительно короткий. Например, оптовому менеджеру важно видеть клиента, заказ, резерв, долг и отгрузку в одном окне.

Отдельная CRM обычно нужна, когда компания работает с большим количеством лидов, сложными B2B-переговорами, несколькими воронками, тендерами, активными коммуникациями и развитой маркетинговой аналитикой. Тогда CRM ведёт клиента и сделку, а МойСклад отвечает за товар, заказ, оплату и исполнение.

Отчёты и управленческая аналитика

Система собирает данные о продажах, закупках, остатках, деньгах и контрагентах. Руководитель может анализировать прибыльность, динамику продаж, остатки, движение товаров и взаиморасчёты.

Достоверность отчёта зависит от исходных документов. Если сотрудники проводят отгрузки задним числом, не разносят платежи или не отражают списания, красивый дашборд покажет неверный результат.

Перед настройкой аналитики нужно договориться:

• когда заказ считается продажей;
• как определяется себестоимость;
• где отражаются дополнительные расходы;
• как разделяются каналы и подразделения;
• какие документы обязательны для закрытия периода;
• кто проверяет корректность данных.

Интеграции и API

МойСклад можно связать с интернет-магазинами, CRM, банками, службами доставки, ЭДО, маркетплейсами, кассами и аналитическими сервисами. Для типовых задач используются приложения из каталога, для индивидуальных — API и вебхуки.

Наличие готовой интеграции ещё не означает, что она поддерживает нужный процесс. До подключения проверьте объекты и направления обмена, частоту синхронизации, ограничения тарифа, обработку дублей и журнал ошибок.

В хорошей архитектуре у каждого типа данных есть один владелец. Например:

• товары, цены и остатки ведутся в МоемСкладе;
• лиды и коммуникации — в отдельной CRM;
• регламентированный учёт — в 1С;
• витрина и контент — на сайте;
• статусы оплаты поступают из банка или эквайринга.

Так сотрудники не редактируют один показатель одновременно в нескольких системах.

Кому подходит МойСклад

Система особенно полезна следующим типам бизнеса:

Оптовой торговле

Заказы покупателей, резервы, индивидуальные цены, счета, отгрузки и задолженность объединяются с реальными остатками.

Розничным магазинам и небольшим сетям

Можно вести общий справочник, контролировать точки, перемещать товары, подключать кассы и видеть продажи по магазинам.

Интернет-магазинам

МойСклад становится товарным ядром, которое синхронизирует заказы, цены и остатки с сайтом и другими каналами.

Продавцам на маркетплейсах

Система помогает объединить остатки и заказы площадок с собственным складом, розницей и сайтом. Возможности зависят от конкретной интеграции.

Небольшому производству

Подойдёт, если используются повторяемые техкарты, требуется списывать материалы, планировать выпуск и рассчитывать себестоимость.

Компаниям с несколькими каналами продаж

Единый товарный контур снижает риск перепродажи одного остатка и избавляет от ручного переноса заказов.

Когда лучше рассмотреть другую систему

МойСклад не следует выбирать только потому, что он быстро запускается. Альтернативу стоит рассмотреть, если компании нужны:

• сложный регламентированный бухгалтерский и налоговый контур в одной базе;
• детальное планирование ресурсов крупного производства;
• развитое бюджетирование и казначейство;
• очень сложные маршруты согласований;
• глубоко индивидуальная логика, которую нельзя вынести в интеграцию;
• специализированный отраслевой учёт с обязательными уникальными регистрами;
• CRM для длинных сделок с большим числом коммуникаций и маркетинговых сценариев.

Иногда правильным решением будет не замена, а связка: МойСклад управляет товарами и исполнением заказов, 1С — бухгалтерским контуром, а CRM — лидами и коммуникациями.

Как понять, подходит ли система именно вам

До покупки тарифа выберите один сквозной процесс и проверьте его на тестовой базе. Например: заказ интернет-магазина поступает в систему, резервирует товар, передаётся на сборку, оплачивается и завершается отгрузкой.

Проверьте восемь пунктов:

1. поддерживаются ли ваши товары, единицы измерения и модификации;
2. видит ли менеджер реальный доступный остаток;
3. можно ли воспроизвести закупку, продажу и возврат;
4. подходит ли модель прав доступа;
5. формируются ли необходимые документы;
6. поддерживаются ли касса, маркировка и ЭДО;
7. есть ли готовые интеграции с вашими каналами;
8. получает ли руководитель нужные показатели.

Если критичный сценарий не проходит на тесте, это нужно выяснить до переноса базы и обучения команды.

Как проходит внедрение МоегоСклада

1. Аудит. Определяются процессы, роли, системы и проблемы текущего учёта.
2. Проектирование. Фиксируются справочники, документы, статусы и источники данных.
3. Подготовка базы. Очищаются товары, контрагенты, цены и остатки.
4. Настройка. Создаются организации, склады, точки, пользователи, права и шаблоны.
5. Интеграции. Подключаются сайт, CRM, кассы, банки, доставки и маркетплейсы.
6. Тестирование. Команда проходит основные и исключительные сценарии.
7. Обучение. Каждая роль получает инструкцию только по своей части процесса.
8. Запуск и поддержка. Контролируются ошибки и качество данных.

Итог

МойСклад объединяет товарный учёт, закупки, продажи, розницу, онлайн-каналы, производство, CRM и аналитику. Его сильная сторона — единый облачный контур для малого и среднего товарного бизнеса с возможностью подключать готовые приложения и собственные интеграции.

Система хорошо работает у оптовых компаний, магазинов, интернет-торговли, селлеров и небольших производств. Но результат зависит не только от функций: необходимо привести в порядок справочники, спроектировать документы, распределить ответственность и протестировать обмены.

В KULPS мы проводим аудит, внедряем МойСклад, переносим данные и связываем систему с CRM, сайтами, кассами, банками, маркетплейсами, ЭДО и 1С.

Оставьте заявку на консультацию — разберём ваш процесс и покажем, какие задачи можно закрыть стандартными возможностями МоегоСклада, а где потребуется интеграция.

Частые вопросы

Официальные источники

• Официальный сайт МоегоСклада: возможности системы.
• Каталог интеграций МоегоСклада.
• CRM в МоемСкладе.
• Розница: обзор возможностей.
• Производственные задания в МоемСкладе.

Функции, тарифы и условия подключаемых приложений могут меняться. Перед внедрением проверяйте актуальную документацию и тестируйте критичные процессы на своей базе.