Как контролировать дебиторскую задолженность в МоемСкладе
В B2B-торговле и производстве отгрузка часто происходит раньше оплаты. Клиент получает товар сегодня, а рассчитаться должен через 7, 14 или 30 дней. Отсрочка помогает продавать больше, но без контроля превращается в бесплатный кредит за счёт поставщика.
Задача автоматизации — не просто показать общий долг. Руководителю нужно понимать, какая сумма ещё находится в согласованной отсрочке, что уже просрочено, кто отвечает за клиента и можно ли выполнять следующий заказ.
Проблема: продажи есть, а денег на счёте нет
Компания смотрит на выручку и считает месяц успешным. Одновременно ей не хватает денег на закупку сырья, зарплату и налоги. Причина может быть не в низкой марже, а в том, что значительная часть выручки существует только в отгрузках и ещё не стала денежным поступлением.
Если менеджер получает бонус после отгрузки, но не отвечает за оплату, он заинтересован согласовывать новые поставки даже клиентам с просроченным долгом. Финансист узнаёт об этом после очередного кассового разрыва.
Почему возникает просроченная задолженность
- отгрузки и банковские платежи ведутся в разных таблицах;
- платёж не привязан к заказу, отгрузке или договору;
- срок оплаты хранится только в подписанном договоре;
- частичная оплата воспринимается как полное закрытие заказа;
- менеджер не видит общий долг клиента по всем заказам;
- кредитный лимит согласован устно;
- нет ответственного за напоминание и эскалацию;
- новая отгрузка не зависит от состояния старого долга.
Последствия для бизнеса
- кассовые разрывы при формально высокой выручке;
- срочные и дорогие кредиты на оборотные средства;
- рост безнадёжной задолженности;
- конфликты между продажами и финансами;
- невозможность прогнозировать поступления;
- повторные поставки ненадёжным клиентам;
- ручная сверка десятков документов;
- потеря времени на выяснение назначения платежа.
Сначала разделите три разных показателя
- Общая задолженность — стоимость исполненных обязательств, ещё не закрытая оплатой.
- Непросроченная задолженность — долг, срок оплаты которого ещё не наступил.
- Просроченная задолженность — неоплаченная сумма после согласованной даты.
Общий баланс не отвечает на вопрос о просрочке. Клиент может быть должен миллион рублей, но работать строго в рамках 30-дневной отсрочки. Другой должен 80 тысяч, однако задерживает оплату уже два месяца и требует отдельного решения.
Как устроить документы в МоемСкладе
Основой цепочки становится заказ покупателя. Он фиксирует договорённость и позволяет создать связанные документы: счёт, отгрузку и входящий платёж. В заказе отображается статус оплаты: не оплачено, частично оплачено или оплачено.
Для контроля долга важна не только сумма, но и связь между документами. Платёж «сам по себе» усложняет сверку. Платёж, привязанный к конкретному основанию, показывает, какой заказ закрыт полностью, а какой только частично.
Что показывает отчёт «Взаиморасчёты»
Отчёт строится на движении товаров и денег между компанией и контрагентом. В нём можно увидеть начальный и конечный баланс, отгрузки, приёмки, входящие и исходящие платежи, а затем открыть детализацию до документов.
Это базовый контроль фактической задолженности. Отчёт можно фильтровать, сохранять настройки, формировать по отдельному контрагенту и использовать для акта сверки. В официальной документации также описана автоматическая отправка сформированного отчёта на электронную почту.
Как добавить срок оплаты
Для каждого клиента зафиксируйте условия:
- предоплата или допустимая отсрочка в днях;
- дата, от которой считается срок;
- кредитный лимит;
- допустимая просрочка;
- ответственный менеджер;
- уровень риска;
- правило остановки новой отгрузки.
Условия можно хранить в договоре, карточке контрагента и дополнительных полях документов. Способ расчёта даты зависит от регламента: от даты отгрузки, получения товара, подписания УПД или другой подтверждаемой даты.
Дата оплаты = базовая дата + количество дней отсрочки.
Просроченная сумма = неоплаченная сумма документов, дата оплаты которых уже прошла.
Как настроить кредитный лимит
Лимит — это не скидка и не план продаж. Он показывает максимальный допустимый риск компании по одному покупателю.
Доступный лимит = согласованный лимит − текущая задолженность − подготовленные к отгрузке заказы.
При расчёте полезно учитывать уже зарезервированные или собранные заказы, иначе менеджер может оформить несколько поставок одновременно и превысить лимит до появления новой отгрузки в отчёте.
Красная, жёлтая и зелёная зоны
- Зелёная: срок не наступил, лимит не превышен — заказ проходит по обычному процессу.
- Жёлтая: клиент приближается к лимиту или задержка незначительна — менеджер подтверждает дату оплаты.
- Красная: есть существенная просрочка либо превышение лимита — новая отгрузка требует согласования.
Порог должен быть формализован. Фраза «это хороший клиент, он всегда платит» не заменяет правило. Исключение может согласовать финансовый директор или собственник, а причина решения должна остаться в системе.
Регламент до и после просрочки
- За 3 дня: вежливое напоминание и проверка документов.
- В дату оплаты: подтверждение планируемого платежа.
- 1–3 дня просрочки: задача менеджеру и фиксация обещанной даты.
- 4–10 дней: подключение руководителя продаж или финансиста.
- Более 10 дней: приостановка новых отгрузок по установленному правилу.
- После оплаты: привязка платежа, закрытие задачи и пересчёт доступного лимита.
Количество дней и роли зависят от бизнеса. Для скоропортящейся продукции и регулярных поставок регламент обычно короче, чем для проектных заказов с этапной оплатой.
Что можно автоматизировать
- загрузку банковских платежей;
- сопоставление поступления с заказом или контрагентом;
- расчёт плановой даты оплаты;
- ежедневный список просроченных документов;
- задачи ответственным менеджерам;
- уведомления о приближении к лимиту;
- согласование исключения перед новой отгрузкой;
- отчёт руководителю по возрасту долга.
Стандартные отчёты МоегоСклада дают баланс и документы. Расчёт договорной просрочки, индивидуальные лимиты, автоматические напоминания и блокирующие сценарии проектируются под правила компании и могут требовать дополнительных полей, интеграции или внешнего отчёта.
Какие отчёты нужны руководителю
- общая и просроченная задолженность;
- долг по интервалам: до 7, 8–30, 31–60 и более 60 дней;
- клиенты, превысившие лимит;
- заказы, ожидающие разрешения на отгрузку;
- обещанные и фактические даты оплаты;
- сумма долга по менеджерам;
- доля оплат, полученных в срок;
- прогноз поступлений на неделю и месяц.
Мини-кейс
Оптовая компания отгружала товары 75 постоянным покупателям. Условия отсрочки находились в договорах, оплаты загружал бухгалтер, а менеджеры узнавали о долге перед следующей поставкой. У одного клиента одновременно могло быть пять незакрытых отгрузок.
KULPS связал цепочку заказ — отгрузка — платёж, перенёс условия отсрочки и лимиты в структурированные поля, создал возрастной отчёт и регламент согласования. Перед сборкой нового заказа менеджер стал видеть общий риск по контрагенту.
Расчётный результат пилота: доля просроченного долга старше 30 дней снизилась с 24% до 14%, а еженедельная сверка сократилась с четырёх часов до 50 минут. Это модельный эффект, который зависит от исходных данных и соблюдения регламента.
Как внедряет KULPS
- разбираем договоры, типы оплат и цепочки документов;
- проверяем качество связей между отгрузками и платежами;
- согласуем единый способ расчёта срока;
- переносим отсрочки, лимиты и ответственных;
- создаём зоны риска и правила эскалации;
- настраиваем отчёты, задачи и уведомления;
- проводим пилот на одной группе покупателей;
- обучаем продажи и финансы работать по одному регламенту.
Если выручка растёт, но денег постоянно не хватает, закажите аудит KULPS. Мы покажем, где задолженность становится просроченной, и построим контроль от заказа до поступления оплаты.