Кейс: кафе с собственным производством сократило срочные закупки на 41%
Кто клиент
Небольшая сеть состоит из трёх кафе и центральной кухни. На кухне готовят соусы, выпечку, десерты и полуфабрикаты, которые ежедневно распределяются по точкам. Часть продукции кафе доготавливают на месте.
Закупки включают скоропортящееся сырьё, бакалею, заморозку, напитки и упаковку. У поставщиков разные дни доставки, минимальные суммы и сроки подачи заказа.
Что было до проекта
- кафе отправляли потребность в нескольких чатах;
- центральная кухня составляла общий заказ в таблице;
- остатки проверяли звонками кладовщику;
- производственный план не переводился в потребность сырья;
- ожидаемые поставки не учитывались в одном окне;
- при нехватке администратор покупал продукты в ближайшем магазине;
- перемещения между кафе оформляли после фактической передачи;
- закупщик узнавал о перерасходе только при следующем заказе.
Проблема
Закупщик видел потребность точек, но не мог быстро отделить её от уже имеющегося, зарезервированного и ожидаемого товара. В результате одни позиции заказывали повторно, а по другим дефицит обнаруживали утром перед производством.
Срочная покупка решала проблему смены, но ухудшала экономику: цена выше договора, качество нестабильно, партии и документы оформляются вручную. Одновременно на другой точке мог лежать избыточный запас того же продукта.
Цель внедрения
- Собрать остатки кухни и кафе в единой системе.
- Переводить план выпуска в потребность сырья.
- Учитывать резерв, ожидание и внутренние перемещения.
- Формировать поставщикам консолидированный заказ.
- Показывать дефицит минимум за три дня.
Что внедрили
Единый справочник
Удалили дубли, закрепили базовые единицы и коэффициенты упаковок. Для каждого товара указали основного поставщика, срок поставки, минимальную партию и категорию хранения.
Склады по местам хранения
Центральная кухня и каждое кафе получили отдельный склад. Сотрудники перестали видеть сумму по сети вместо доступного количества на конкретной точке.
Техкарты
Для продукции центральной кухни настроили состав и нормы. Когда формируется производственное задание на завтра, система рассчитывает необходимое сырьё. В потребность попадают не продажи блюда как такового, а материалы для запланированного выпуска.
Заказы точек и перемещения
Кафе подают потребность до установленного времени. Центральная кухня подтверждает количество и создаёт перемещение. Если товар есть на другой точке и его можно безопасно передать, дефицит закрывается перемещением, а не новой покупкой.
Управление закупками
Закупщик анализирует использование материалов, текущий остаток, резерв, ожидание и доступное количество. Для подтверждённой потребности создаются заказы поставщикам. Сам заказ планирует поставку, а фактический остаток изменяется после приёмки.
Календарь поставщиков
Для каждого поставщика закрепили дни заказа и поставки, минимальную сумму и ответственного. Потребность группируется заранее, а позиции ниже минимума переносятся к резервному поставщику только по правилу.
Партии и сроки
Скоропортящееся сырьё принимается по партиям и срокам. При выдаче приоритет получает подходящая партия с ближайшим сроком окончания. Это снижает риск одновременно докупать новое и списывать старое.
Как внедряли
- Аудит недели. Собрали все заказы, срочные покупки и перемещения.
- Инвентаризация. Зафиксировали остатки по четырём местам.
- Очистка справочника. Сопоставили карточки и упаковки.
- Пилот. Начали с молочной продукции, бакалеи и упаковки.
- Техкарты. Подключили двадцать наиболее оборотных заготовок.
- Регламент. Установили время заказа кафе и подтверждения кухни.
- Поставщики. Загрузили условия и календарь поставок.
- Масштабирование. Добавили оставшиеся группы после двух недель стабильной работы.
Как измеряли результат
Сравнили восемь недель до запуска и восемь недель после стабилизации. Праздничные дни и разовые мероприятия исключили, чтобы объёмы были сопоставимы.
- Срочная закупка — покупка вне согласованного заказа и календаря поставщика.
- Закупка выше цены — позиция дороже действующей согласованной цены без утверждённой причины.
- Подтверждённое покрытие — потребность, обеспеченная доступным остатком, перемещением или ожидаемым заказом.
- Время подготовки — от закрытия заявок точек до отправки заказов поставщикам.
Результаты
Количество срочных закупок снизилось на 41%. Теперь дефицит чаще обнаруживается за несколько дней и закрывается обычной поставкой либо внутренним перемещением.
Доля закупок выше согласованной цены сократилась с 14,8% до 4,2%. Оставшиеся случаи связаны с заменой поставщика из-за качества или нарушения срока и проходят отдельное согласование.
Покрытие потребности ближайших трёх дней выросло с 63% до 97,9%. Непокрытые позиции отображаются как исключения с ответственным, а не теряются внутри общей таблицы.
Подготовка ежедневных заказов поставщикам ускорилась с 2 часов 20 минут до 35 минут. Закупщик больше не переносит заявки из чатов и не звонит каждой точке для проверки остатков.
Почему запас не увеличили «на всякий случай»
Большой запас уменьшает риск дефицита, но увеличивает замороженные деньги и списания по срокам. Поэтому страховой остаток назначили только ходовым позициям с предсказуемым потреблением и долгим сроком хранения. Скоропортящееся сырьё планируется по выпуску и графику поставок.
Что можно повторить
- Разделить склады физически существующих точек.
- Установить единое время подачи потребности.
- Переводить производственный план в материалы через техкарты.
- Учитывать доступно, резерв и ожидание, а не только остаток.
- Проверять перемещение до новой закупки.
- Закрепить календарь и условия каждого поставщика.
- Анализировать каждую срочную покупку как сигнал процесса.
Как помогает KULPS
KULPS обследует закупки, производство и внутренние перемещения, очищает справочник, настраивает склады, техкарты, производственные задания и заказы поставщикам. Запуск начинается с ограниченной группы сырья и измеримых показателей.
Если закупки до сих пор собираются из чатов и звонков, закажите аудит. Покажем, где возникает дефицит, дублируются заказы и закупочная цена выходит из-под контроля.