Кейс: производитель напитков повысил точность остатков сырья и тары
Кто клиент
Небольшой производитель лимонадов, холодного чая и сиропов выпускает около 35 товарных позиций. Продажи идут через региональные сети, кафе и собственный интернет-магазин. В производстве используются концентраты, сахар, ароматические компоненты, вода, бутылки нескольких объёмов, крышки, этикетки, плёнка и картонные короба.
Линия может выпустить напиток только при наличии полного комплекта. Избыток сиропа не компенсирует отсутствие крышек, а бутылка другого объёма требует переналадки и не подходит под текущий заказ.
Что было до проекта
- сырьё учитывалось в килограммах, канистрах и литрах без единых коэффициентов;
- бутылки и крышки списывались итогом смены по приблизительному количеству;
- часть резервов под план выпуска жила в отдельной таблице;
- партии ингредиентов фиксировались на бумаге для технолога, но не в складском контуре;
- остатки этикеток узнавали фактическим пересчётом перед запуском тиража;
- бухгалтерские документы переносились в 1С, но оперативный склад не обновлялся синхронно;
- закупщик получал заявки от технолога, мастера смены и склада в разных чатах.
Главная проблема
Система могла показывать запас для производства 12 000 бутылок напитка. Перед сменой выяснялось, что 2 400 крышек зарезервированы под другой заказ, часть этикеток лежит в неподписанной коробке, а один ингредиент имеет неподходящую партию или срок.
Линию останавливали, заказ переносили или срочно покупали упаковку дороже обычного. Менеджеры при этом уже подтвердили клиенту дату отгрузки.
Цель проекта
Руководитель поставил пять задач:
- видеть доступность полного комплекта сырья и упаковки до постановки заказа в план;
- учитывать фактическое потребление и возврат материалов после смены;
- сохранять связь между ингредиентами, партией выпуска и готовым напитком;
- формировать закупку из потребности, а не из сообщений сотрудников;
- оставить бухгалтерский учёт в 1С, не дублируя в ней оперативное управление производством.
Что внедрили
Единый справочник материалов
Дубли объединили, а для каждой позиции закрепили базовую единицу измерения, упаковку и коэффициент пересчёта. Бутылка 0,5 л и бутылка 1 л стали разными позициями, как и крышки, этикетки и короба для каждого формата.
Техкарты и производственные задания
Для каждой рецептуры зафиксировали сырьё, тару и нормативный выход. Производственный заказ показывает плановую потребность. Материалы резервируются под утверждённый выпуск, чтобы доступный остаток не обещали другому заказу.
Партии и сроки годности
При приёмке ингредиентов фиксируются партия и срок. В выпуске готовой продукции сохраняется партия напитка. Для отбора используется принцип: раньше истекает срок — раньше материал должен попасть в производство, если технологические ограничения это допускают.
Штрихкоды и ТСД
Сырьё, упаковка и ячейки получили коды. Кладовщик сканирует приёмку, размещение, выдачу на линию и возврат. Для открытой тары печатается внутренняя этикетка с остатком и партией.
Фактическое потребление
После смены мастер подтверждает выпуск и отклонения. Недоиспользованное сырьё возвращается на склад, технологические потери фиксируются отдельно, а не растворяются в общей недостаче.
Минимальные остатки и закупки
Для регулярных материалов настроили минимальный запас с учётом срока поставки. В управленческом отчёте закупщик видит доступный остаток, резерв, потребность производства, ожидаемые поступления и дефицит.
Разделение МойСклад и 1С
МойСклад используется для заказов, закупок, оперативных остатков и производства. В 1С передаются согласованные документы для бухгалтерского и налогового учёта. Обмен настроили по заранее утверждённым правилам, чтобы системы не создавали дубли.
Как проходило внедрение
- Аудит двух смен. Зафиксировали путь сырья и упаковки от машины поставщика до готовой палеты.
- Контрольная инвентаризация. Отделили доступный запас, резерв, карантин и повреждённую упаковку.
- Очистка справочника. Привели наименования и единицы к единому стандарту.
- Пилотная рецептура. Настроили один массовый лимонад и проверили все операции.
- Маркировка. Промаркировали сырьё, тару и адреса хранения.
- Обучение. Кладовщик, мастер и закупщик отработали приёмку, выдачу, возврат и выпуск.
- Обмен с 1С. Проверили сопоставление справочников и документов на тестовом периоде.
- Масштабирование. После стабильной недели подключили остальные рецептуры и смены.
Как считали результаты
Команда сравнила восемь недель до внедрения и восемь недель после стабилизации процесса. Праздничные пики не включали, чтобы период был сопоставимым.
- Точность остатков — доля проверенных позиций, где системное количество совпало с фактическим в пределах допустимой технологической погрешности.
- Остановка из-за дефицита — незапланированный простой более 20 минут, вызванный отсутствием доступного сырья, бутылок, крышек, этикеток или коробов.
- Срочная закупка — заказ вне планового цикла с ускоренной доставкой или закупкой у резервного поставщика.
- Подготовка сверки — время технолога, кладовщика и закупщика на получение согласованной картины остатков и дефицита.
Что изменилось
Точность остатков выросла с 82% до 98,7%. Основной эффект дали обязательное сканирование выдачи и возврата, единые упаковки и разделение доступного запаса, резерва и карантина.
Количество остановок линии из-за нехватки материалов снизилось с девяти до двух в месяц. Оставшиеся два случая были связаны с задержкой поставщика, а не с неизвестным остатком.
Срочные закупки сократились на 31%. Закупщик стал видеть дефицит до утверждения производственного плана и объединять потребности в плановые заказы.
Ежедневная сверка и подготовка обеспечения сократились с 4 часов 20 минут суммарного рабочего времени до 45 минут. Вместо ручного объединения трёх таблиц команда проверяет исключения: дефицит, просрочку, отклонения фактического расхода и задержки поставок.
Почему точность не стала 100%
В пищевом производстве есть технологические потери, остатки в открытой таре, погрешность весов и повреждённая упаковка. Цель — не нарисовать идеальную цифру, а сделать отклонения видимыми и объяснимыми.
Поэтому для каждой группы установили допустимую погрешность и правило пересчёта. Если отклонение выше порога, ответственный разбирает причину в текущей смене.
Что можно повторить на другом производстве
- Разделить сырьё, тару, упаковку и готовую продукцию в справочнике.
- Зафиксировать единицы и коэффициенты упаковок.
- Включить в техкарту не только рецепт, но и бутылки, крышки, этикетки и короба.
- Резервировать материалы под утверждённый план.
- Сканировать выдачу и возврат, а не списывать всё нормативно в конце месяца.
- Вести партии и сроки ингредиентов.
- Считать срочные закупки и простои как отдельные показатели.
- Разделить роли оперативной системы и бухгалтерской 1С.
Как помогает KULPS
KULPS проводит аудит планирования, склада и производства, проектирует справочник и техкарты, настраивает МойСклад, оборудование и обмен с 1С. Запуск строится через пилотную номенклатуру, чтобы проверить расчёты на реальной смене до масштабирования.
Если линия останавливается при положительном остатке в таблице, закажите аудит. Найдём, где расходятся резерв, фактическая выдача и закупка, и составим план перехода на управляемый производственный контур.