Какие отчёты МоегоСклада смотреть руководителю производства
Руководителю не нужен экран со ста показателями. Ему нужны несколько цифр, которые вовремя отвечают на вопросы: зарабатывает ли компания, хватит ли денег, какие заказы под угрозой, где заморожены запасы и почему себестоимость отклонилась от плана.
Отчётность становится полезной только вместе с регламентом. Если показатель смотрят раз в квартал и никто не отвечает за отклонение, это архив, а не инструмент управления.
Проблема: отчётов много, решения принимаются по ощущениям
Продажи показывают выручку, бухгалтерия — налоги и закрывающие документы, склад — остатки, начальник цеха — количество заданий. Цифры существуют отдельно, поэтому собственник не понимает, какой заказ создал прибыль, а какой занял мощности и закончился переделкой.
Почему управленческая панель не работает
- нет единого определения выручки, прибыли и долга;
- документы вводятся задним числом;
- платежи не связаны с контрагентами и основаниями;
- материалы списываются не на тот выпуск;
- возвраты и брак не получают причину;
- руководитель смотрит только месячный оборот;
- отчёт не заканчивается ответственным и действием.
Последствия
- кассовый разрыв при высокой выручке;
- убыточные заказы продолжают принимать;
- дефицит обнаруживают после запуска производства;
- медленные остатки годами лежат на складе;
- прибыль месяца меняется после позднего ввода документов;
- совещание превращается в спор о правильной цифре.
Отчёт №1. Прибыльность
Отчёт показывает продажи, себестоимость, возвраты, прибыль и рентабельность. В МоемСкладе его можно строить по товарам, покупателям, сотрудникам и каналам продаж, а детализацию раскрывать до отгрузок и возвратов.
Руководителю полезно смотреть:
- продукцию с отрицательной или падающей маржой;
- клиентов с большим оборотом и слабой прибыльностью;
- продажи ниже допустимой цены;
- возвраты, которые забрали прибыль;
- разницу рентабельности по каналам.
Важно: прибыльность реализованной продукции не равна полной прибыли отдельного производственного заказа. Для позаказного анализа нужно связать выпуск, затраты, проект или заказ клиента.
Отчёт №2. Прибыли и убытки
Этот отчёт отвечает на вопрос, сколько компания заработала за период после операционных расходов. Выручка формируется по документам продажи, расходы — по платежным и другим учётным документам с корректными статьями и датами начисления.
Контролируйте:
- выручку и валовую прибыль;
- коммерческие и управленческие расходы;
- стоимость списаний;
- динамику операционной прибыли;
- расходы без понятной статьи;
- отклонение от бюджета.
Поступление денег и возникновение выручки могут относиться к разным датам. Поэтому отчёт о прибыли нельзя заменять остатком на банковском счёте.
Отчёт №3. Движение денежных средств
ДДС показывает реальные входящие и исходящие потоки. Он помогает планировать закупки, зарплату, налоги и инвестиции, но не определяет прибыльность заказа.
Для управления сгруппируйте платежи по понятным статьям: поступления от клиентов, сырьё, подрядчики, зарплата, логистика, аренда, налоги, оборудование, маркетинг и прочие расходы.
Еженедельный вопрос руководителя: какие обязательные выплаты предстоят и какие подтверждённые поступления их покрывают?
Отчёт №4. Взаиморасчёты
Взаиморасчёты показывают баланс с покупателями и поставщиками. Детализация помогает увидеть документы, которые сформировали задолженность, а акт сверки — согласовать состояние расчётов с контрагентом.
Минимальный контроль:
- общая дебиторская задолженность;
- просроченный долг по возрастным интервалам;
- покупатели выше кредитного лимита;
- авансы без исполнения;
- задолженность перед критичными поставщиками.
Отчёт №5. Остатки и доступность
Фактический остаток показывает наличие, резерв — обязательства, ожидание — будущие поступления, а доступно — ресурс, которым можно распоряжаться. Для производства одного количества недостаточно: важны склад, партия, срок годности, модификация и назначение материала.
Руководитель должен видеть:
- дефицит для ближайших заданий;
- запасы ниже минимума;
- материалы без движения;
- избыточный запас в днях потребления;
- отрицательные остатки;
- расхождения между складом и системой.
Отчёт №6. Производственные задания
Производственное задание связывает план выпуска, техкарты, материалы, этапы, труд и затраты. На уровне руководителя важны не отдельные операции, а исключения:
- просроченные задания;
- выпуск без полного обеспечения;
- этапы без движения;
- перерасход материалов;
- брак и недовыпуск;
- отклонение затрат и оплаты труда;
- готовая продукция без связанной отгрузки.
Отчёт №7. Плановая и фактическая себестоимость
Плановая себестоимость отвечает, сколько выпуск должен стоить по нормам. Фактическая — сколько материалов, труда и затрат потребовалось реально.
Отклонение = фактическая себестоимость − плановая себестоимость.
Большое отклонение требует причины: изменение цены сырья, замена материала, ошибка нормы, брак, дополнительная операция, недовыпуск или неверный документ.
Отчёт №8. Оборачиваемость и мёртвые остатки
Склад может выглядеть обеспеченным и одновременно забирать оборотные средства. Разделите запасы на рабочие, избыточные, медленные и неликвидные.
Для каждой группы определите действие: использовать в плановом выпуске, прекратить закупку, вернуть поставщику, заменить в спецификации, продать со скидкой или списать после решения комиссии.
Что смотреть каждый день
- деньги на счетах и критичные платежи;
- просроченные заказы и задания;
- дефицит на ближайшие три дня;
- крупные просроченные оплаты клиентов;
- отрицательные остатки и продажи в минус;
- аварийный брак или остановку участка.
Что смотреть раз в неделю
- план-факт выпуска;
- обеспеченность заданий;
- прибыльность заказов и клиентов;
- прогноз денег на 4–8 недель;
- дебиторскую задолженность;
- перерасход материалов и брак;
- загрузка ограничивающего участка;
- новые медленные остатки.
Что проверять при закрытии месяца
- Проведены ли все отгрузки, возвраты и платежи.
- Закрыты ли завершённые производственные задания.
- Отражены ли фактические материалы, труд и брак.
- Нет ли отрицательных остатков и нулевой себестоимости.
- Все ли расходы имеют статью и корректную дату начисления.
- Сверены ли ключевые покупатели и поставщики.
- Объяснены ли существенные отклонения от бюджета.
Как построить панель руководителя
На первом экране оставьте 10–15 показателей: выручку, валовую и операционную прибыль, деньги, просроченный долг, стоимость запасов, НЗП, выполнение плана, брак и заказы под риском.
У каждой цифры должны быть:
- план или допустимый диапазон;
- сравнение с прошлым периодом;
- возможность открыть первичные документы;
- ответственный;
- действие при отклонении.
Мини-кейс
Небольшой производитель собирал ежемесячный отчёт директора из шести таблиц. Финансист тратил два дня, а после совещания цифры менялись из-за позднего списания материалов.
KULPS согласовал определения показателей, настроил статьи, обязательные даты и контроль закрытия заданий. Ежедневная панель показывала исключения, а полный управленческий результат формировался после регламентного закрытия.
Модельный результат: подготовка отчёта сократилась с 16 до 2,5 часа, количество корректировок после закрытия — на 68%, а руководитель стал видеть заказы с маржой ниже порога до отгрузки.
Как внедряет KULPS
- определяем решения, которые должен поддерживать каждый отчёт;
- проверяем документы и качество данных;
- согласуем статьи, проекты и правила периодов;
- настраиваем стандартные отчёты МоегоСклада;
- добавляем недостающий план-факт и аналитику;
- создаём ежедневный, недельный и месячный регламент;
- назначаем ответственных за отклонения;
- проводим первое контрольное закрытие.
Если руководитель получает цифры слишком поздно, закажите аудит KULPS. Оставим только показатели, которые помогают принимать решения, и свяжем их с первичными документами.