ГИС ЭПД после 1 сентября 2026 года: первые итоги и разъяснения
С 1 сентября 2026 года оформление ряда перевозочных документов в электронном виде стало обязательным. По данным Минтранса, только за первые десять дней в ГИС ЭПД оформили более 11 млн документов.
После запуска у бизнеса появились практические вопросы: что делать с перевозкой, начатой на бумаге, как подтвердить расходы при доставке собственным транспортом и означает ли бумажная накладная автоматическую налоговую санкцию. Представители Минтранса, ФНС и отрасли дали первые разъяснения.
Главное: электронный формат уже стал рабочей нормой. При этом каждый документ нужно завершать в том формате, в котором он был начат, а объективную невозможность оформить ЭТрН необходимо подтверждать.
Что показали первые десять дней
Объём более 11 млн документов показывает, что система перешла от пилотного применения к массовому. Основной прирост обеспечили:
- электронные транспортные накладные;
- заказы и заявки на автомобильную перевозку;
- экспедиторские документы.
Для компаний это означает, что контрагенты всё чаще будут ожидать полноценный электронный процесс: от создания документа до подписи грузополучателя и завершения перевозки.
Какие документы затронул обязательный режим
Минтранс перечисляет несколько категорий:
- транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильной перевозке;
- железнодорожные транспортные накладные;
- грузовые накладные при воздушной перевозке;
- экспедиторские документы.
Работа идёт через операторов информационных систем электронных перевозочных документов, которые передают сведения в государственную систему.
Позиция ФНС по бумажному документу
На отраслевом совещании представитель ФНС пояснил: сам факт оформления документа на бумаге вместо электронной формы не является достаточным основанием для налоговой санкции, если у компании есть доказательства объективной невозможности сформировать электронную транспортную накладную.
Налоговый орган оценивает ситуацию в совокупности:
- почему электронный документ не был создан;
- были ли действия умышленными;
- подтверждена ли реальность перевозки;
- какие последствия возникли;
- предпринимала ли компания действия для восстановления электронного процесса.
Это разъяснение нельзя трактовать как разрешение постоянно работать на бумаге. Оно касается оценки конкретной ситуации при наличии объективных доказательств.
Какие доказательства стоит хранить
- уведомление оператора о техническом сбое;
- время и номер обращения в поддержку;
- скриншоты статуса системы;
- служебную запись ответственного сотрудника;
- бумажные документы, подтверждающие передачу и доставку груза;
- историю последующего восстановления и завершения процесса;
- сведения из учётной системы о заказе, отгрузке и оплате.
Правило непрерывности документооборота
Для перевозок, начатых до 1 сентября и завершившихся после этой даты, действует принцип непрерывности. Документ, начатый на бумаге, завершается на бумаге. Документ, созданный в электронной форме, должен завершиться электронно.
Смешивать форматы одного конкретного перевозочного документа нельзя. При этом правило применяется отдельно к каждому документу, а не сразу ко всем документам одного поручения.
Пример переходной перевозки
Машина выехала 31 августа по бумажной транспортной накладной, а получатель принял груз 2 сентября. Эту накладную следует завершить на бумаге. Нельзя перенести её середину в электронный формат только потому, что дата доставки пришлась на период обязательного применения ГИС ЭПД.
Для нового рейса, начатого 2 сентября, компания уже применяет установленный электронный порядок, если операция не относится к предусмотренным исключениям.
Перевозка для собственных нужд
Отдельно обсуждалась ситуация, когда компания перевозит собственный груз собственным транспортом. Если транспортная накладная не оформляется, расходы на перевозку могут подтверждаться путевым листом, который учитывает работу автомобиля и водителя.
Передача самого товара от продавца покупателю может подтверждаться универсальным передаточным документом. Если груз передаётся экспедитору, факт передачи фиксирует экспедиторская расписка.
Почему экспедиторам сложнее
Экспедитор не просто оформляет документ. Он координирует грузовладельца, перевозчика, терминал, водителя и получателя, а иногда сам одновременно выполняет несколько ролей.
Особое внимание требуется, когда:
- экспедитор одновременно является грузоотправителем или перевозчиком;
- маршрут состоит из нескольких этапов;
- на одном этапе используется собственный транспорт;
- в поручении меняется фактический перевозчик;
- документы согласуют несколько организаций;
- участники используют разных операторов ЭДО.
Что проверить бизнесу сейчас
- Долю электронных рейсов. Отдельно покажите штатный поток и исключения.
- Незавершённые документы. Найдите ЭТрН без подписи одного из участников.
- Переходные перевозки. Убедитесь, что формат не менялся внутри одного документа.
- Сценарии сбоя. Подготовьте инструкцию и перечень доказательств.
- Собственный транспорт. Определите, когда нужны путевой лист, УПД и ЭТрН.
- Экспедиторские схемы. Зафиксируйте роли для каждого этапа маршрута.
- Интеграцию. Сравните реквизиты в ERP, 1С и системе оператора.
Какие показатели контролировать
- число электронных документов за день;
- доля завершённых ЭТрН;
- среднее время от доставки до последней подписи;
- количество технических отказов;
- число бумажных документов и основания их применения;
- контрагенты, которые регулярно задерживают подписание;
- расхождения между учётной системой и оператором.
Как помогает KULPS
KULPS описывает реальные маршруты, распределяет роли участников и связывает оператора ИС ЭПД с 1С, МоемСкладом или ERP. Отдельно проектируем обработку сбоев, замену водителя, частичную приёмку, возврат и многоэтапную перевозку.
После запуска создаём контрольный отчёт: какие рейсы завершены, где не хватает подписи и кто должен исправить ошибку.
Если ЭТрН уже оформляются, но сотрудники продолжают сверять их вручную, закажите аудит. Проверим интеграцию и найдём точки, где электронный процесс снова превращается в бумажный.
Официальный источник
Материал подготовлен 25 сентября 2026 года по опубликованным разъяснениям Минтранса и ФНС. Для конкретного маршрута учитывайте договорную схему и действующие нормативные исключения.