МойСклад: чек-лист запуска без хаоса для B2B-продаж
B2B-продажи отличаются от обычной розницы: клиент может запросить счёт, попросить резерв, согласовать отсрочку, забрать часть заказа, дождаться поставки недостающих позиций или получить несколько отгрузок по одной договорённости. Если запустить МойСклад без правил, система быстро превратится в красивый Excel: данные есть, но доверять им сложно.
Хороший запуск начинается не с импорта всех товаров подряд, а с чек-листа. Нужно заранее описать, как компания ведёт клиентов, цены, заказы покупателей, резервы, закупки, отгрузки, документы и контроль оплат. Тогда МойСклад станет рабочей системой B2B-продаж, а не очередным местом, куда менеджеры “что-то заносят”.
Коротко: для B2B-продаж в МоемСкладе важно сначала настроить справочники, права, цены и документы, потом протестировать цепочку “заявка → заказ покупателя → резерв → счёт → закупка → отгрузка → оплата”.
1. Опишите B2B-сценарий до настройки
Перед настройкой системы ответьте на вопросы:
- кто создаёт заказ покупателя — менеджер, отдел продаж, сайт или интеграция;
- нужны ли резервы под клиентов;
- можно ли отгружать заказ частями;
- есть ли индивидуальные цены и скидки;
- как выставляются счета и закрывающие документы;
- кто контролирует оплату;
- что делать, если товара нет на складе;
- когда создаётся заказ поставщику;
- какие статусы видит руководитель.
Если эти правила не согласовать, менеджеры будут работать каждый по-своему: один резервирует всё, другой ничего не резервирует, третий держит договорённости в мессенджере.
2. Подготовьте товары и номенклатуру
В B2B особенно важны точные карточки товаров. Клиенты часто заказывают по артикулам, спецификациям, упаковкам, брендам, характеристикам и партиям. Ошибка в названии товара может превратиться в неправильный счёт, неверную отгрузку или спор с клиентом.
Проверьте:
- единое правило названий товаров;
- артикулы и штрихкоды;
- единицы измерения и упаковки;
- группы товаров;
- модификации, размеры, цвета или характеристики;
- минимальные остатки;
- закупочные и продажные цены;
- признаки маркировки, если товар маркируется.
Лучше загрузить меньше товаров, но правильно, чем импортировать всю старую таблицу с дублями и потом чинить остатки уже в живых продажах.
3. Настройте контрагентов и условия работы
В B2B один клиент — это не просто имя и телефон. Это юридическое лицо, договор, реквизиты, условия оплаты, лимиты, скидки, адреса доставки и иногда несколько контактных лиц.
Минимум, который стоит заполнить:
- название компании и ИНН;
- контактные лица;
- телефон, email, мессенджер;
- договор или тип договора;
- тип цены или индивидуальная скидка;
- условия оплаты;
- адрес доставки;
- ответственный менеджер.
Так руководителю проще понять, кто отвечает за клиента, какие условия согласованы и почему у двух похожих покупателей разные цены.
4. Примите правила по ценам
Хаос в B2B часто начинается с фразы “мы каждому клиенту считаем индивидуально”. Индивидуальные условия возможны, но они должны быть отражены в системе.
Перед запуском решите:
- какие типы цен используются: розничная, оптовая, дилерская, спеццена;
- кто может менять цену в заказе;
- какой минимальный уровень скидки допустим;
- нужно ли согласование скидок;
- как обновляются закупочные цены;
- кто отвечает за прайс-листы.
Если менеджер может вручную поставить любую цену без контроля, отчёты по маржинальности быстро перестают быть полезными.
5. Настройте заказы покупателей
В МоемСкладе заказ покупателя фиксирует договорённость с клиентом и может быть основанием для счёта. Важно понимать: сам заказ не списывает товар со склада. Для движения остатков нужны связанные документы — например, отгрузка или розничная продажа.
Для B2B-продаж в заказе покупателя стоит контролировать:
- клиента и договор;
- ответственного менеджера;
- товары, цены и скидки;
- статус заказа;
- статус оплаты;
- резерв товаров;
- связанные документы;
- комментарии и файлы;
- задачи по заказу.
Смысл заказа покупателя — не просто “записать заявку”, а собрать всю договорённость в одном месте.
6. Разберитесь с резервами
Резервы помогают не продать один и тот же товар двум клиентам. В B2B это особенно важно: менеджер может пообещать клиенту партию товара, а склад в это время отгрузит её другому покупателю.
Перед запуском решите:
- когда товар резервируется: сразу при заказе или после подтверждения оплаты;
- кто имеет право снимать резерв;
- сколько дней действует резерв;
- можно ли резервировать будущие поступления;
- что делать, если клиент не оплатил заказ вовремя;
- как руководитель видит зависшие резервы.
Без этих правил склад будет спорить с продажами: менеджеры будут “держать” товар под клиентов, а кладовщики — не понимать, что реально доступно к отгрузке.
7. Свяжите продажи и закупки
Одна из сильных сторон МоегоСклада для B2B — возможность планировать закупки на основании заказов покупателей, остатков и прогнозов спроса. Это особенно полезно, если компания продаёт часть товаров под заказ.
Проверьте:
- какие товары закупаются под конкретный заказ;
- какие товары должны быть в наличии всегда;
- где задан неснижаемый остаток;
- кто создаёт заказ поставщику;
- как менеджер видит ожидаемую дату поступления;
- что происходит с заказом клиента после приёмки товара.
Если продажи и закупки не связаны, менеджеры будут обещать сроки “примерно”, а закупщик — собирать потребность вручную из сообщений.
8. Настройте отгрузки и документы
Для B2B важны не только товары, но и документы: счета, накладные, акты, УПД, счета-фактуры, доверенности, договоры и закрывающие документы. Даже если коммерческая часть настроена хорошо, ошибки в документах могут тормозить оплату.
Перед стартом проверьте:
- шаблоны печатных форм;
- реквизиты организации;
- реквизиты клиентов;
- налоговые ставки;
- правила выставления счёта;
- кто создаёт отгрузку;
- можно ли отгружать заказ частями;
- как закрываются документы после оплаты.
9. Раздайте роли и права доступа
Не всем сотрудникам нужны одинаковые права. В B2B-продажах особенно опасно, когда любой менеджер может менять цены, остатки, документы, контрагентов и настройки.
Минимальная логика ролей:
- менеджер — создаёт заказы, видит своих клиентов, выставляет счета в рамках правил;
- руководитель продаж — видит все заказы, контролирует статусы, скидки и оплату;
- склад — видит отгрузки, приёмки, перемещения, резервы;
- закупки — работает с заказами поставщикам и потребностью;
- бухгалтерия — контролирует документы, оплаты и выгрузку в бухгалтерский контур;
- администратор — меняет настройки, справочники и права.
Чем раньше настроить права, тем меньше случайных исправлений в живой базе.
10. Пройдите тестовый сценарий до запуска
Перед тем как переводить команду в МойСклад, пройдите один полный сценарий на тестовых данных:
- создать нового B2B-клиента;
- создать заказ покупателя;
- указать товары, цены, скидки и ответственного;
- зарезервировать товар;
- выставить счёт;
- отметить оплату или частичную оплату;
- создать заказ поставщику, если товара не хватает;
- принять товар на склад;
- сделать отгрузку клиенту;
- проверить остатки, документы и отчёт по заказу.
Если на тесте команда спорит, кто что должен делать, это не ошибка системы. Это сигнал, что процесс ещё не описан.
Итог
МойСклад может хорошо закрыть B2B-продажи, если запускать его как управленческую систему, а не как “таблицу с товарами”. Главные точки контроля — номенклатура, контрагенты, цены, заказы покупателей, резервы, закупки, отгрузки, документы и роли сотрудников.
Запуск без хаоса — это не запуск без настроек. Это запуск, где каждый сотрудник понимает: где создаётся заказ, когда резервируется товар, кто выставляет счёт, кто отвечает за закупку, кто отгружает и где руководитель смотрит результат.