Кейс: склад сократил инвентаризацию с двух дней до пяти часов
Кто клиент
Оптовая компания продаёт крепёж, инструмент и расходные материалы производственным и строительным организациям. На складе площадью 1 600 м² хранится около 6 200 активных позиций: от мелких гаек до электроинструмента и коробок с дисками.
В пересчёте участвовали заведующий и четыре кладовщика. Два раза в год склад полностью закрывался на выходные, однако результаты ещё несколько дней сводили в таблицах.
Что было до проекта
Сотрудники получали распечатки по группам товаров, записывали количество ручкой и передавали листы оператору. Один и тот же товар мог находиться в основной ячейке, зоне комплектации и коробке возвратов.
Что было
- бумажные ведомости;
- адреса знают опытные кладовщики;
- часть товаров без штрихкода;
- двойной ввод результатов;
- расхождения без причины.
Что внедрили
- адреса и этикетки ячеек;
- единые штрихкоды;
- ТСД и Склад 15;
- пересчёт по зонам;
- контроль исключений.
Что изменилось
- результат попадает в документ;
- товар проверяется сканированием;
- зоны считаются параллельно;
- спорные позиции видны сразу;
- корректировки имеют причину.
Цель проекта
Провести полный пересчёт за одну смену и построить повторяемый процесс:
подготовка справочника → заморозка движения → задания по зонам → сканирование ячейки и товара → контроль отклонений → повторный пересчёт → списание или оприходование → анализ причин.
Шаг 1. Очистили справочник
До автоматизации проверили карточки товаров:
- объединили дубли;
- отделили штуку от коробки и упаковки;
- назначили основной штрихкод;
- проверили модификации;
- вывели из активного оборота устаревшие позиции;
- согласовали правила для товара без заводского кода.
Если одна карточка описывает и штуку, и упаковку из 100 штук, ТСД ускоряет не учёт, а ошибку. Поэтому единицы и упаковки проверили до печати этикеток.
Шаг 2. Разметили склад
Склад разделили на проходы, стеллажи, уровни и ячейки. Отдельные адреса получили зона приёмки, комплектация, возвраты, брак и неопознанный товар.
На каждую ячейку напечатали крупную этикетку с кодом. Правило стало простым: сотрудник сначала сканирует адрес, затем товар. Это не даёт записать остаток в соседний стеллаж.
Шаг 3. Добились покрытия штрихкодами
Заводские коды сохранили. Для товаров без читаемого штрихкода напечатали внутренние этикетки. Перед инвентаризацией протестировали самые похожие позиции: крепёж соседних размеров, одинаковые коробки и модификации инструмента.
Нечитаемая или сомнительная позиция не вводилась на глаз. Она отправлялась в список исключений для проверки номенклатуры.
Шаг 4. Разделили пересчёт на зоны
Каждый сотрудник получил отдельный диапазон ячеек. Маршрут шёл последовательно по проходу, без возвратов и пересечений. Результаты зон попадали в документы инвентаризации и затем сводились в общий контроль.
На время полного пересчёта приёмки и отгрузки остановили. Последние документы провели до контрольного времени, а собранные, но не отгруженные заказы физически отделили и промаркировали.
Шаг 5. Подключили ТСД и Склад 15
На терминалах работало приложение Склад 15, связанное с МойСкладом. Сотрудник выбирал задание, сканировал ячейку, товар и количество. Для штучной позиции каждое сканирование увеличивало факт, для коробочной вводилось количество с проверкой упаковки.
По официальной документации интеграция поддерживает на мобильном устройстве инвентаризацию, приёмку, отгрузку, перемещения, списания, оприходования и печать штрихкодов. При адресном хранении доступны операции с ячейками.
Шаг 6. Сделали пересчёт «вслепую»
Кладовщик не ориентировался на расчётный остаток. Он фиксировал фактическое количество. Так исчезло желание автоматически подтвердить цифру системы или подогнать спорную коробку под ожидаемое значение.
Расчётный и фактический остаток сравнивались после закрытия зоны. Порог повторной проверки зависел от стоимости и риска товара.
Шаг 7. Настроили контроль исключений
Повторно пересчитывались:
- дорогие товары с любым расхождением;
- позиции с отрицательным учётным остатком;
- товары, найденные не в своей ячейке;
- упаковки с нарушенной кратностью;
- серийные товары без совпадения номера;
- расхождения выше установленного процента.
Повторную проверку выполнял другой сотрудник. Это исключило повтор той же ошибки.
Шаг 8. Разделили корректировку и причину
Документ инвентаризации показывает расхождение, но сам по себе не меняет остаток. Для недостачи формируется списание, для излишка — оприходование.
Перед корректировкой каждой существенной позиции назначали причину:
- ошибка приёмки;
- непроведённое перемещение;
- неверная упаковка;
- пересорт;
- возврат не оформлен;
- списание производства не отражено;
- повреждение или недостача;
- ошибка карточки товара.
Какие отчёты получил руководитель
- прогресс пересчёта по зонам;
- позиции на повторную проверку;
- недостача и излишек в количестве и рублях;
- расхождения по причине;
- ячейки с наибольшим числом ошибок;
- товары, найденные вне адреса;
- качество пересчёта по сотруднику;
- динамика расхождений между ревизиями.
Как проходило внедрение
- Аудит. Разобрали прошлую инвентаризацию и причины задержки.
- НСИ. Очистили товары, упаковки и штрихкоды.
- Адреса. Разметили зоны и напечатали этикетки.
- Оборудование. Подключили четыре ТСД и проверили связь.
- Пилот. Пересчитали один проход в рабочем сценарии.
- Регламент. Зафиксировали заморозку, роли и исключения.
- Полный запуск. Провели инвентаризацию за одну смену.
- Профилактика. Запустили циклические пересчёты риск-зон.
Как рассчитан модельный эффект
В общее время включены пересчёт, повторная проверка и подготовка итогового документа. Предварительная очистка справочника и разметка ячеек считались отдельным проектом и не вошли в пять часов.
Повторной считалась позиция, для которой понадобился второй физический пересчёт. Ручным исправлением — изменение количества оператором после получения результата с бумажного листа или терминала.
Показатели модельные. Эффект зависит от количества SKU, упаковок, адресного хранения, качества штрихкодов, оборудования и дисциплины движения товара.
Что можно повторить
- Очистить карточки до покупки ТСД.
- Разделить штуки и упаковки.
- Промаркировать каждую ячейку.
- Добиться читаемых штрихкодов.
- Разбить склад на независимые зоны.
- Остановить движение на контрольный период.
- Пересчитывать спорные позиции другим сотрудником.
- Анализировать причину, а не только сумму корректировки.
Как помогает KULPS
KULPS проводит аудит склада, очищает справочник, проектирует адреса, настраивает МойСклад, Склад 15, ТСД, штрихкоды, документы и отчёты по расхождениям. Перед полной ревизией обязательно проводим пилот на одной зоне.
Если склад закрывается на два дня, а результат ещё неделю сводят вручную, закажите аудит. Покажем, как подготовить данные и провести следующий пересчёт быстрее и точнее.