Кейс: B2B-производитель сократил подготовку КП с 2 часов до 15 минут
Кто клиент
Производитель металлоизделий и комплектующих по чертежам заказчика. Большинство обращений требует индивидуального расчёта материала, операций, покрытия, упаковки и доставки. В отделе продаж работают четыре менеджера, расчёты проверяет инженер.
Компания получает от 12 до 25 запросов в день. Не каждый расчёт превращается в заказ, поэтому скорость и стоимость подготовки КП напрямую влияют на продажи.
Что было до внедрения
Менеджер получал чертёж по почте, создавал папку и отправлял запрос инженеру в мессенджере. Инженер рассчитывал материал и операции в личной таблице. Затем менеджер переносил цифры в шаблон Word, добавлял наценку, сохранял PDF и отправлял клиенту.
Из-за ручного процесса возникали проблемы:
- запрос ожидал свободного инженера;
- использовались старые закупочные цены;
- операции и отходы учитывались по-разному;
- скидка не всегда проходила согласование;
- в PDF попадала не последняя версия;
- после согласования заказ приходилось заново заводить в МойСклад;
- руководитель не видел очередь расчётов.
Что было
- расчёт в личных таблицах;
- цены копируются вручную;
- инженер считает простые запросы;
- КП собирается в Word;
- заказ повторно вводится на складе.
Что внедрили
- воронку расчётов в Битрикс24;
- обязательный бриф;
- калькулятор материалов и операций;
- цены из МоегоСклада;
- генерацию PDF и заказа.
Что изменилось
- простое КП готовит менеджер;
- инженер проверяет исключения;
- версия расчёта сохраняется;
- скидки согласуются по правилам;
- заказ создаётся без двойного ввода.
Цель проекта
Построить единый путь:
заявка → технический бриф → расчёт → проверка → КП → согласование → заказ в МоемСкладе → производство.
Система должна ускорить типовые запросы и одновременно не позволять менеджеру отправить коммерческое предложение с отрицательной маржой.
Как настроили воронку расчётов
- Новая заявка.
- Не хватает данных.
- Бриф заполнен.
- Автоматический расчёт.
- Проверка инженера.
- Согласование скидки.
- КП отправлено.
- Переговоры.
- Заказ подтверждён.
- Отказ с причиной.
Для каждого этапа определены срок и ответственный. Руководитель видит, где находится запрос и сколько времени он ожидает действия.
Что включили в обязательный бриф
- чертёж и версия файла;
- материал и марка;
- размеры и допуски;
- тираж;
- операции обработки;
- покрытие;
- упаковка;
- адрес и срок поставки;
- требования к документам;
- ожидаемая повторяемость заказа.
Пока критичное поле не заполнено, запрос не переходит в расчёт. Это сократило количество возвратов инженера с вопросом «какая толщина?» или «сколько штук?».
Как устроили калькулятор
Цена = материал + отходы + производственные операции + подрядчики + упаковка + доставка + накладные расходы + маржа.
Справочники содержат:
- закупочную стоимость материала из МоегоСклада;
- коэффициент отхода по типу заготовки;
- стоимость минуты или операции оборудования;
- минимальную стоимость запуска;
- типовые цены подрядчиков;
- правила упаковки;
- минимальную маржу по категории.
Калькулятор не заменил инженера для сложных деталей. Запросы разделили на типовые и нестандартные. Типовые считает менеджер, нестандартные автоматически получают задачу инженера.
Как связали Битрикс24 и МойСклад
Из МоегоСклада калькулятор получает товары, закупочные цены и доступность материалов. После согласования из Битрикс24 передаются:
- клиент и договор;
- рассчитанное изделие;
- спецификация;
- количество и цена;
- согласованная скидка;
- срок и комментарий производства;
- идентификатор сделки и версии расчёта.
В МоемСкладе создаётся заказ покупателя. Сотрудникам не нужно снова перепечатывать состав из PDF.
Как формировалось коммерческое предложение
После расчёта система собирает PDF из утверждённого шаблона:
- реквизиты клиента;
- описание и изображение изделия;
- количество и цену;
- срок производства;
- условия оплаты и доставки;
- срок действия предложения;
- контакты менеджера;
- номер версии.
Если меняется цена или тираж, создаётся новая версия. Клиент и производство могут однозначно определить, какой вариант согласован.
Как контролировали скидки
Для каждой категории установили диапазоны:
- менеджер может применить скидку самостоятельно;
- требуется согласование руководителя;
- цена ниже минимальной маржи блокируется;
- стратегический заказ получает отдельное решение с причиной.
Согласование происходит в карточке сделки, а не голосовым сообщением. В истории остаются инициатор, размер скидки и решение.
Как проходило внедрение
- Анализ. Разобрали 100 прошлых расчётов и причины задержек.
- Сегментация. Разделили типовые и инженерные запросы.
- Методика. Согласовали формулу и минимальную маржу.
- Справочники. Очистили материалы, операции и услуги.
- Интеграция. Связали цены и заказы с МоемСкладом.
- Шаблон. Настроили PDF и версии документа.
- Пилот. Проверили новую схему на одной категории изделий.
Как рассчитан модельный эффект
Время измерялось от заполненного брифа до готового КП для типовых изделий. Ожидание данных от клиента не включалось. Сравнивались восемь недель до и после запуска.
Конверсия выросла не только из-за скорости. Клиенты получали более понятный документ, а менеджеры возвращались к расчёту в запланированный срок.
Что можно повторить
- Сделать обязательный технический бриф.
- Разделить типовые и нестандартные запросы.
- Зафиксировать единую формулу стоимости.
- Получать актуальные цены из учётной системы.
- Версионировать расчёты и КП.
- Автоматизировать согласование скидок.
- Создавать заказ без повторного ввода.
Как помогает KULPS
KULPS анализирует расчёты, проектирует воронку и калькулятор, настраивает Битрикс24, МойСклад, интеграцию и генерацию документов. Сначала автоматизируем одну типовую группу, сверяем экономику и затем масштабируем решение.
Если клиенты ждут КП дольше, чем производство выполняет простой заказ, закажите аудит. Покажем, какие этапы можно автоматизировать без потери точности расчёта.