Кейс: производство сократило мёртвые остатки на складе на 43%
Кто клиент
Небольшой производитель торгового оборудования с двумя складами. Компания закупает металл, крепёж, электрику и упаковку, выпускает стандартные модели и изделия под заказ. В каталоге около 4 800 позиций, включая материалы, комплектующие и готовую продукцию.
Продажи росли, но денег постоянно не хватало. Закупки объясняли это ростом заказов, производство — дефицитом материалов, а склад одновременно был заполнен товарами, которые не двигались месяцами.
Что было до проекта
Заявки на закупку формировались из трёх источников: производственный план, личная таблица закупщика и сообщения мастеров. Перед заказом поставщику сотрудник смотрел общий остаток, но не учитывал:
- резервы под отменённые заказы;
- одинаковые позиции с разными названиями;
- материал на втором складе;
- комплектующие, которые уже не использовались в актуальных спецификациях;
- открытые заказы поставщикам;
- фактическую скорость потребления.
Что было
- закупка по ощущениям;
- дубли номенклатуры;
- старые резервы;
- нет возраста остатка;
- один норматив для всех товаров.
Что внедрили
- единый справочник;
- ABC/XYZ-классификацию;
- возрастные группы;
- min/max по сегментам;
- закупку под потребность.
Что изменилось
- видна причина запаса;
- лишняя закупка блокируется;
- резервы очищаются;
- медленные позиции имеют план;
- деньги возвращаются в оборот.
Цель проекта
Сократить стоимость запасов без роста дефицита и срывов производства. Для каждой позиции система должна была отвечать на четыре вопроса:
- почему товар находится на складе;
- какой заказ или норматив подтверждает потребность;
- сколько дней запас не движется;
- какое действие нужно выполнить.
Шаг 1. Очистили номенклатуру
Сначала объединили дубли и установили правила названий, единиц измерения и артикулов. Для каждой позиции добавили группу, основного поставщика, срок поставки, кратность упаковки и признак использования в действующей спецификации.
Списать старый дубль недостаточно: остаток, резервы и история должны быть перенесены на правильную карточку. Иначе аналитика снова будет считать один материал разными товарами.
Шаг 2. Провели контрольную инвентаризацию
До расчёта нормативов сверили физический и системный остаток. Позиции с расхождением считались недостоверными и не участвовали в автоматическом заказе поставщику до проверки.
Одновременно закрыли просроченные перемещения, старые приёмки и заказы поставщикам, которые давно не ожидались. Это убрало ложный «товар в пути».
Шаг 3. Разделили остатки по возрасту
Для материалов и товаров настроили группы:
- 0–30 дней — активный запас;
- 31–90 дней — запас под наблюдением;
- 91–180 дней — медленный запас;
- более 180 дней — кандидат в мёртвый остаток.
Возраст сам по себе не делает товар неликвидом. Дорогой редкий компонент может лежать долго, но быть обязательным страховым запасом. Поэтому возраст сопоставлялся с текущими спецификациями, заказами и нормативом.
Шаг 4. Выполнили ABC/XYZ-анализ
ABC показал вклад позиции в стоимость потребления, XYZ — стабильность спроса. На их пересечении установили разные правила:
- AX и BX: постоянный контроль, небольшой страховой запас;
- AY и BY: норматив с учётом сезонности;
- AZ и BZ: закупка преимущественно под заказ;
- C-группа: редкий пересмотр, но ограничение общей суммы;
Один и тот же «запас на два месяца» больше не применялся ко всему каталогу.
Шаг 5. Пересчитали min/max
Минимум = потребление за срок поставки + страховой запас.
Максимум = минимум + объём до следующего планового заказа.
В формуле учитывались кратность упаковки, минимальная партия поставщика и сезонность. Для нестабильных дорогих материалов максимальный уровень мог быть равен подтверждённой потребности.
Шаг 6. Привязали закупку к источнику потребности
Каждая строка заявки на закупку получила основание:
- заказ покупателя;
- производственное задание;
- восстановление min/max;
- утверждённый страховой запас;
- разовая управленческая потребность с комментарием.
Если основания нет, закупка требует отдельного согласования. Руководитель видит сумму и инициатора до отправки заказа поставщику.
Шаг 7. Очистили резервы
Часть дефицита существовала только в системе: материал был зарезервирован под отменённые или закрытые заказы. Настроили автоматический отчёт по возрасту резерва и правило снятия после подтверждения ответственного.
Резерв не снимался безусловно. Сначала система проверяла статус клиента и производства, чтобы не освободить материал, который действительно понадобится.
Шаг 8. Создали план для неликвидов
Каждая крупная медленная позиция получила решение:
- использовать в новом заказе или заменить аналог;
- предложить клиентам и дилерам;
- вернуть поставщику;
- переместить на другой склад;
- продать со скидкой с учётом минимальной цены;
- разукомплектовать;
- списать после экономического решения.
Главное — не просто сформировать отчёт, а назначить ответственного и дату следующего действия.
Как настроили МойСклад
В МоемСкладе связали товары, склады, заказы покупателей, резервы, закупки и производственные потребности. Дополнительные признаки использовались для группы ABC/XYZ, срока поставки, min/max и статуса неликвида.
Дашборд показывал:
- стоимость запаса по возрастным группам;
- позиции без движения;
- остатки без действующей спецификации;
- резервы старше норматива;
- закупки без основания;
- дефицит активных материалов;
- эффект от принятых мер.
Как проходило внедрение
- Неделя 1. Выгрузили каталог, остатки, продажи, списания и движения.
- Недели 2–3. Очистили справочник и провели инвентаризацию.
- Неделя 4. Рассчитали возраст, ABC/XYZ и первые нормативы.
- Недели 5–6. Настроили основания закупки и контроль резервов.
- Недели 7–8. Провели пилот на одной группе материалов.
- Месяцы 3–6. Отработали планы реализации неликвидов и корректировали нормативы.
Как рассчитан модельный эффект
Мёртвым считался остаток старше 180 дней без подтверждённого заказа, действующей производственной спецификации или утверждённого страхового норматива. Сравнивалась его себестоимость в начале проекта и через шесть месяцев.
Высвобождённые 1,9 млн рублей — снижение стоимости общего запаса с поправкой на необходимые новые закупки. В показатель не включалась номинальная стоимость списанного товара, который невозможно было продать или использовать.
Средний запас медленных позиций рассчитывался в днях по фактическому потреблению. Дефицит активной AX-группы контролировался отдельно и не вырос.
Что можно повторить
- Убрать дубли номенклатуры.
- Проверить физические остатки и незакрытые документы.
- Разделить запас по возрасту.
- Связать возраст с ABC/XYZ и действующими спецификациями.
- Установить разные min/max по сегментам.
- Запретить закупку без источника потребности.
- Контролировать старые резервы.
- Назначить действие для каждого крупного неликвида.
Как помогает KULPS
KULPS проводит аудит запасов, очищает справочники, настраивает МойСклад, правила закупки, отчёты по оборачиваемости и управленческий дашборд. Сначала проверяем одну товарную группу, чтобы не сокращать запас вслепую и не создать дефицит.
Если склад заполнен, а производство всё равно срочно покупает материалы, закажите аудит. Покажем, какие деньги заморожены, какие позиции действительно нужны и какие правила остановят повторное накопление неликвидов.