Кейс: небольшой завод ушёл от Excel и стал закрывать месяц за 2 дня

Кейс: небольшой завод ушёл от Excel и стал закрывать месяц за 2 дня

Кто клиент

Небольшой завод металлоизделий с собственным складом, участком механообработки и сборкой. Компания выполняет серийные и заказные работы для B2B-клиентов. В штате — около 45 сотрудников, одновременно в работе находится 60–90 заказов.

МойСклад использовался для продаж, закупок и складских документов, 1С — для регламентированного учёта. Себестоимость и управленческий результат собирались отдельно в Excel.

Что было до проекта

Каждый отдел вёл собственную таблицу:

• продажи — план выручки и оплат;
• закупки — будущие поставки;
• склад — дефицит и резервы;
• производство — часы и готовность заказов;
• бухгалтерия — затраты и закрывающие документы;
• руководитель — сводную прибыль по заказам.

Одни и те же номера заказов записывались по-разному. Материал мог быть списан общей суммой на месяц, а услуги подрядчика — без связи с клиентским заказом. Зарплата производственных сотрудников распределялась вручную.

Что было

• 23 таблицы и разные версии данных;
• закрытие к восьмому рабочему дню;
• затраты без заказа;
• НЗП оценивается вручную;
• прибыль видна слишком поздно.

Что внедрили

• единый идентификатор заказа;
• обмен МойСклад — 1С;
• статьи затрат и правила распределения;
• расчёт фактической себестоимости;
• управленческий дашборд.

Что изменилось

• данные собираются автоматически;
• ошибки видны до закрытия;
• НЗП рассчитывается по статусам;
• прибыль доступна по заказам;
• собственник получает отчёт быстрее.

Цель проекта

Создать единый управленческий контур без попытки заменить все системы одной программой:

заказ → закупка → материал → производство → выпуск → отгрузка → затраты → себестоимость → прибыль.

МойСклад должен оставаться оперативной системой, 1С — регламентированной, а дашборд — показывать согласованный управленческий результат.

Как назначили единый идентификатор

Каждый клиентский заказ получил сквозной номер. Он передаётся в:

• заказ поставщику;
• резерв и перемещение материалов;
• производственное задание;
• заказ-наряд подрядчика;
• выпуск и отгрузку;
• статьи прямых затрат.

Если затрата не имеет заказа, ответственный обязан выбрать причину: общепроизводственная, коммерческая, административная или ошибка документа.

Что передавали между МоемСкладом и 1С

Список обмена ограничили необходимыми сущностями. Это снизило риск дублей.

Из МоегоСклада:

• контрагенты и договоры;
• заказы, реализации и возвраты;
• закупочные и складские документы;
• номенклатура и единицы измерения;
• идентификатор клиентского заказа.

Из 1С и бухгалтерского контура:

• оплаты и подтверждённая задолженность;
• зарплатные и налоговые начисления по согласованной методике;
• услуги и расходы, отсутствующие в оперативной системе;
• статус проведения и ошибки документов.

Как считали себестоимость заказа

Фактическая себестоимость = материалы + производственный труд + подрядчики + прямые расходы + доля общепроизводственных расходов.

Для каждого элемента определили источник:

• материалы — фактические списания по заданию;
• труд — часы или норматив с корректировкой факта;
• подрядчики — документ услуги со ссылкой на заказ;
• доставка — прямое отнесение или правило распределения;
• общепроизводственные расходы — утверждённая база месяца.

До внедрения заказ считался прибыльным после отгрузки, даже если счёт подрядчика приходил через две недели. Новый отчёт показывает предварительную и окончательную маржу отдельно.

Как учитывали незавершённое производство

Заказы разделили по статусам: не запущен, материалы выданы, в работе, ожидает подрядчика, готов, отгружен, закрыт. На дату месяца система показывает:

• стоимость выданных материалов;
• накопленный труд;
• услуги подрядчиков;
• готовую, но не отгруженную продукцию;
• затраты по отменённым заказам.

Бухгалтеру больше не нужно спрашивать мастеров, «что осталось в цехе», и собирать ответы в мессенджере.

Регламент закрытия месяца

Последний рабочий день

Склад закрывает неподтверждённые перемещения, мастера обновляют статусы заданий, закупки проверяют документы без заказа.

Первый рабочий день

Автоматическая сверка показывает отсутствующие документы, отрицательные остатки, затраты без аналитики и заказы без фактического выпуска.

Второй рабочий день

Ответственные исправляют исключения, выполняется распределение расходов и формируется управленческий отчёт.

Закрытие ускорилось не потому, что сотрудники стали быстрее заполнять таблицы, а потому, что ошибки исправляются ежедневно и имеют владельца.

Что показывает дашборд собственника

• выручку, валовую и операционную прибыль;
• маржу по заказам и клиентам;
• плановую и фактическую себестоимость;
• незавершённое производство;
• остатки и замороженные резервы;
• дебиторскую задолженность;
• просроченные заказы;
• нераспределённые затраты и ошибки данных.

Как проходило внедрение

1. Аудит. Собрали все таблицы и определили владельцев показателей.
2. Методика. Согласовали состав себестоимости и правила распределения.
3. Справочники. Очистили номенклатуру, контрагентов, проекты и статьи затрат.
4. Обмен. Настроили передачу документов с контролем дублей.
5. Пилот. Закрыли один месяц параллельно по старой и новой схеме.
6. Дашборд. Оставили только показатели, за которые принято управленческое решение.
7. Регламент. Закрепили сроки и ответственных за исключения.

Как рассчитаны модельные результаты

Сравнивались три месяца до и три месяца после стабилизации процесса. Днём закрытия считался момент, когда собственник получил согласованный отчёт без ожидаемых ручных корректировок.

Количество таблиц сократилось с 23 до четырёх. Оставшиеся файлы используются для локальных расчётов, которые пока нецелесообразно автоматизировать, и не являются источником итоговой прибыли.

Что можно повторить

1. Сначала согласовать методику, затем выбирать отчёт.
2. Назначить единый идентификатор заказа.
3. Не передавать между системами всё подряд.
4. У каждой статьи затрат должен быть источник и владелец.
5. Разделять предварительную и окончательную себестоимость.
6. Контролировать исключения ежедневно.
7. Оставлять Excel только там, где он не подменяет основную систему.

Как помогает KULPS

KULPS проводит аудит систем и таблиц, проектирует управленческую модель, настраивает МойСклад, 1С, обмен и отчёты. Мы внедряем процесс поэтапно, чтобы производство продолжало работать во время перехода.

Если прибыль по заказам появляется через неделю после конца месяца или меняется вместе с версией таблицы, закажите аудит. Покажем, какие данные уже есть в системах и что мешает собрать их в единый управленческий контур.