Кейс: производитель бытовой химии сократил излишние запасы на 38%
Кто клиент
Производитель средств для уборки: гелей, концентратов, очистителей и жидкого мыла. Компания выпускает продукцию под собственным брендом и небольшие контрактные партии для клиентов.
В номенклатуре около 90 готовых продуктов. Для выпуска используются химические компоненты, ароматизаторы, канистры и флаконы разных объёмов, крышки, триггеры, этикетки и транспортные короба. Один отсутствующий элемент способен остановить всю партию.
Что было до внедрения
Закупщик ориентировался на общий остаток и собственный опыт. Чтобы производство не остановилось, популярные флаконы и крышки заказывали с большим запасом. Редкие этикетки и ароматизаторы, наоборот, закупались только после появления подтверждённого заказа.
Система показывала, сколько единиц числится на складе, но не отвечала:
- сколько уже зарезервировано под утверждённые партии;
- какой объём потребуется по плану следующего месяца;
- какие компоненты взаимозаменяемы;
- что лежит без движения;
- какую часть запаса нельзя использовать из-за качества или маркировки;
- когда размещать заказ с учётом срока поставки.
В итоге склад был заполнен тарой, но отдельные партии всё равно ждали этикетку, крышку или компонент.
Что было
- закупки «с запасом»;
- рецептуры в таблицах;
- резервы не видны закупщику;
- одинаковые материалы заведены дублями;
- дефицит обнаруживается перед запуском.
Что внедрили
- единый справочник компонентов;
- технологические карты;
- план потребности по заданиям;
- минимальные остатки;
- штрихкоды и адреса хранения.
Что изменилось
- закупка привязана к потребности;
- лишняя тара видна в отчёте;
- дефицит определяется заранее;
- партию комплектуют до запуска;
- инвентаризация стала точнее.
Цель проекта
Связать продажи, план производства, рецептуры, остатки и закупки так, чтобы система показывала чистую потребность по датам.
Заказы клиентов → план выпуска → производственные задания → потребность в компонентах → свободный остаток → заказ поставщику.
Как очистили справочники
Сначала объединили дубли и создали правила карточек. Флакон 500 мл, крышка определённого диаметра и этикетка конкретного дизайна стали отдельными однозначными позициями. Для каждого материала указали:
- единицу хранения и закупки;
- основного и резервного поставщика;
- срок поставки;
- минимальную партию закупки;
- зону и ячейку хранения;
- возможную замену;
- критичность для производства.
Без этой очистки автоматический план просто суммировал бы разные карточки и создавал ложный дефицит.
Как настроили технологические карты
На каждую фасовку создали состав: химические компоненты, вода, краситель, ароматизатор, флакон, крышка, этикетка и короб. Отдельно зафиксировали нормативный выход и технологические потери.
После создания производственного задания система раскладывает план выпуска на потребность. Руководитель видит не только литры сырья, но и количество единиц упаковки.
Как рассчитывали чистую потребность
Закупить = потребность заданий + страховой запас − свободный остаток − подтверждённые поставки.
Из свободного остатка исключаются:
- резервы других партий;
- карантин;
- бракованная тара;
- материал без подтверждённой спецификации;
- остаток, который фактически отсутствует.
Потребность стала рассчитываться по датам. Длинный срок поставки увеличивает точку заказа, а локальный поставщик позволяет держать меньший запас.
Как настроили минимальные остатки
Один минимальный остаток для всех материалов не использовали. Компоненты разделили на группы:
- Критичные универсальные. Используются во многих рецептурах; нужен страховой запас.
- Заказные. Покупаются под конкретный контракт.
- Дорогие медленные. Требуют согласования перед пополнением.
- Быстрые локальные. Можно пополнять часто небольшими партиями.
- Брендированная упаковка. Не должна смешиваться между клиентами.
Минимум рассчитывался из среднего потребления, срока поставки и допустимого риска остановки.
Как перестроили закупки
Закупщик получил три рабочих отчёта:
- закупить к дате — подтверждённая производственная потребность;
- ниже минимума — материалы страхового запаса;
- избыточный остаток — запас выше рассчитанной потребности и норматива.
Заказ поставщику создаётся из рассчитанного дефицита. Закупщик может скорректировать количество под упаковку поставщика, но причина изменения фиксируется.
Как организовали комплектность партии
За два дня до запуска задание проходит проверку комплектности. Статус «готово» появляется только тогда, когда доступны все компоненты и упаковка. Если чего-то не хватает, система показывает конкретный дефицит и ожидаемую поставку.
Производство перестало начинать смешивание, когда упаковочная линия ещё не обеспечена нужным флаконом или этикеткой.
Штрихкоды и инвентаризация
При приёмке материал получает этикетку и размещается в ячейке. Сканирование используется при перемещении, выдаче в производство, возврате и инвентаризации.
Циклическая инвентаризация проводится по группам. Каждый день сотрудники проверяют небольшую зону, а не останавливают склад на два дня раз в квартал. Расхождение по стоимости снизилось с 3,4% до 1,1%.
Как проходило внедрение
Этап 1. Аудит запасов
Разделили остатки на рабочие, зарезервированные, избыточные, карантинные и сомнительные.
Этап 2. Очистка данных
Объединили дубли, стандартизировали упаковки и провели контрольную инвентаризацию.
Этап 3. Технологические карты
Начали с двадцати самых продаваемых продуктов и проверили фактический расход.
Этап 4. План потребности
Связали подтверждённые заказы, задания и будущие поставки.
Этап 5. Минимальные остатки
Параметры установили по группам и пересмотрели после первого месяца.
Этап 6. Пилот закупок
Две недели предложения системы сравнивали с решениями закупщика, затем закрепили рабочий регламент.
Как рассчитан модельный результат
Для упаковки сравнили средний остаток в днях до и после внедрения:
(74 − 46) ÷ 74 × 100% ≈ 38%.
Снижение не достигалось распродажей всей тары. Из расчёта исключили карантин и остатки заказных упаковок, которые нельзя использовать в обычном ассортименте. Параллельно контролировали доступность: доля партий без ожидания материалов выросла с 82% до 97%.
Что можно повторить
- Начать не с минимальных остатков, а с очистки карточек.
- Включить упаковку в технологические карты.
- Отделить общий остаток от свободного.
- Связать заказ поставщику с потребностью и датой.
- Проверять комплектность до запуска партии.
- Отдельно анализировать избыточные и медленные запасы.
- Пересматривать нормативы после изменения спроса или срока поставки.
Как помогает KULPS
KULPS проводит аудит запасов, очищает справочники, настраивает технологические карты, задания, минимальные остатки и план закупок в МоемСкладе. При необходимости связываем CRM, 1С, маркировку и мобильную работу склада.
Если склад заполнен, а производство всё равно ждёт материалы, закажите аудит. Покажем, какие запасы защищают выпуск, а какие только замораживают оборотные средства.