Кейс производства косметики: поиск партии за 18 минут

Кейс: производитель косметики сократил поиск партии с 3 часов до 18 минут

Кто клиент

Небольшое производство уходовой косметики. Компания выпускает кремы, сыворотки, шампуни и средства для тела под собственным брендом, продает их оптом, через интернет-магазин и маркетплейсы. В работе одновременно находятся десятки видов сырья, тары, крышек, этикеток и готовых продуктов.

Что было до внедрения

Сырье принимали на склад, но номер партии поставщика и срок годности часто оставались только в бумажном документе или таблице технолога. Рецептуры хранились в отдельных файлах. Производственный журнал заполнялся вручную, а готовой партии присваивали внутренний номер без надежной связи с конкретными поступлениями компонентов.

Если отдел качества получал вопрос по одной банке крема, сотрудникам приходилось поднимать документы приемки, журналы производства и таблицы остатков. Полная цепочка могла собираться около трех часов.

Что было

сырье и партии хранились в разных таблицах;
рецептура не была связана с выпуском;
сроки годности проверяли вручную;
номер готовой партии не вел к сырью;
поиск документов занимал часы.

Что внедрили

единый справочник сырья и упаковки;
партии и сроки годности;
рецептуры и задания на выпуск;
статусы контроля качества;
связь партии с маркировкой и ЭДО.

Что изменилось

цепочка партии собирается за 18 минут;
сырье с ранним сроком используется раньше;
выпуск связан с фактическим расходом;
расхождения видны по конкретной позиции;
проверка не останавливает весь склад.

Проблема

Для косметического производства недостаточно знать общий остаток компонента. Важно понимать, из какой партии сырья изготовлена конкретная партия продукции, когда компонент поступил, какой у него срок годности и сколько материала фактически израсходовано.

Без этой связи возникают три риска:

Качество. Нельзя быстро локализовать партии продукции, в которых использовался проверяемый компонент.
Деньги. Сырье с коротким остаточным сроком забывают использовать и списывают.
Управление. Руководитель видит отклонение по складу, но не понимает, связано оно с рецептурой, выпуском или ошибкой документа.

Цель проекта

Построить непрерывную учетную цепочку от приемки сырья до отгрузки готовой продукции:

поставка → партия сырья → рецептура → производственное задание → фактический расход → партия готовой продукции → маркировка → отгрузка.

При этом система должна быть понятной кладовщику и мастеру смены, а не только технологу или интегратору.

Что внедрили

МойСклад. Объединили сырье, упаковку, готовую продукцию, закупки, производство и отгрузки.
Партийный учет. Для критичного сырья фиксируются партия поставщика, дата поступления и срок годности.
Рецептуры. В техкартах закрепили нормативный состав и производственные затраты.
Производственные задания. Каждая варка или выпуск получили номер, плановый объем, материалы, дату и ответственного.
Контроль качества. Добавили статусы «карантин», «разрешено», «заблокировано» и правило, кто может изменить статус.
Честный ЗНАК. Маркировка готовой продукции выполняется после подтверждения выпуска и прохождения контроля в предусмотренном для товарной группы контуре.
ЭДО. Электронные документы по поставкам и отгрузкам связали с операционным процессом.

Как внедряли

Этап 1. Очистили номенклатуру

Одинаковые компоненты были заведены под разными коммерческими и химическими названиями. Справочник объединили, закрепили единицы измерения и обязательные поля. Сырье, тара, этикетки и готовая продукция получили отдельные группы.

Этап 2. Выделили критичные партии

Не стали усложнять учет всех расходников одновременно. Партийность в первую очередь настроили для активных компонентов, масел, отдушек, основы и сырья с ограниченным сроком годности.

Этап 3. Перенесли ключевые рецептуры

Для основной линейки указали нормативный расход сырья, выход продукции, упаковку и производственные затраты. Версию рецептуры закрепили правилом: после запуска партии изменения не вносятся задним числом.

Этап 4. Связали задание с фактическими партиями

При выдаче сырья в производство сотрудник выбирает не только материал, но и его партию. Поэтому готовый выпуск можно проследить до конкретных поступлений.

Этап 5. Настроили контроль сроков

Сырье с ближайшим сроком годности попадает в отдельный контрольный список. Закупка видит риск заранее, а производство может скорректировать очередность выпуска, если это допустимо по плану и рецептуре.

Этап 6. Разделили учет и регламент качества

Система показывает документы, партии и статусы, но не заменяет лабораторный контроль и обязательные регламенты предприятия. Право разрешить использование партии осталось за ответственным сотрудником.

Как теперь проходит выпуск

Кладовщик принимает сырье и фиксирует партию и срок годности.
Партия находится в карантине до разрешения ответственного.
Технолог или мастер создает производственное задание по утвержденной рецептуре.
Система проверяет доступность материалов.
В производство выдаются конкретные партии сырья.
После завершения регистрируется фактический расход и объем выпуска.
Готовая продукция получает номер партии и статус контроля.
После разрешения выполняются необходимые операции маркировки и отгрузки.

Как получили результат

Поиск партии: с 3 часов до 18 минут

Вместо ручного сопоставления нескольких таблиц сотрудник начинает с номера готовой партии. Из связанного задания получает рецептуру и фактически использованные партии сырья, затем открывает приемки и документы поставщиков.

Списания сырья: -24%

Сроки годности перестали быть примечаниями в таблице. Ответственный получает список партий, которые требуют решения: включить в ближайший план, вернуть поставщику, заблокировать или списать по регламенту.

Расхождения при инвентаризации: -31%

Выдача материалов и выпуск стали регистрироваться по единым правилам. Расхождение теперь локализуется по конкретному материалу, партии или заданию, а не растворяется в общей корректировке склада.

100% партий имеют обязательные данные

Задание нельзя завершить без номера партии, даты выпуска и статуса. Для ключевой продукции дополнительно фиксируются версия рецептуры и ответственный.

Что можно повторить в другом производстве

начинать с критичного сырья, а не пытаться оцифровать все сразу;
использовать единое правило наименований и единиц измерения;
запретить свободное изменение утвержденной рецептуры после запуска;
фиксировать фактические партии в момент выдачи сырья;
разделять статус наличия и статус качества;
проводить тестовый поиск цепочки партии каждый месяц;
обучать процессу сотрудников склада и цеха, а не только администратора системы.

Что важно учесть

Конкретная схема маркировки, обязательные документы и сроки зависят от товарной группы и действующих требований. Перед запуском нужно проверить актуальные правила Честного ЗНАКа, ЭДО и внутреннего контроля качества. Учетная система помогает выполнять процесс, но не заменяет юридическую и отраслевую экспертизу.

CTA

Хотите связать сырье, рецептуры и готовые партии? KULPS проведет аудит номенклатуры, производства, маркировки и складского учета и подготовит пилотный сценарий прослеживаемости для одной продуктовой линейки.