39 млн электронных перевозочных документов за месяц: первые итоги обязательного ЭПД
Минтранс России подвел первые итоги обязательного применения электронных перевозочных документов. За первый месяц после запуска обязательного режима, с 1 сентября 2026 года, в государственной информационной системе электронных перевозочных документов оформили более 39 млн документов.
Это заметный сдвиг для рынка: объем превысил 70% количества документов, сформированных за предыдущие четыре года работы системы, и почти в пять раз превысил средний месячный показатель до сентября. Для бизнеса эти цифры означают, что ЭПД перестали быть экспериментом отдельных компаний и стали регулярной частью логистической операции.
Какие цифры привел Минтранс
- более 39 млн электронных перевозочных документов оформлено за первый месяц;
- в обмене участвовали свыше 545 тысяч компаний из 83 регионов России;
- в отдельные дни система принимала до 1,9 млн документов;
- поток стал почти в пять раз выше среднего месячного объема до 1 сентября.
Высокий объем не говорит, что все процессы уже настроены идеально. Напротив, в первые недели обычно выявляются слабые места: кто подписывает документ, когда водитель получает задание, как оформляются расхождения при приемке, где хранится электронный архив и что происходит при сбое интеграции.
Какие документы стали обязательными
С 1 сентября 2026 года в обязательный электронный контур переведены транспортная накладная и заказ-заявка при автомобильной перевозке грузов, а также ряд документов в железнодорожных, воздушных грузовых перевозках и транспортно-экспедиционной деятельности. Требование связано с Федеральным законом № 140-ФЗ.
Для компании важно не заучить названия документов, а сопоставить их с реальным процессом. Один заказ может включать продажу, отбор на складе, погрузку, работу стороннего перевозчика, приемку у клиента и возврат тары. На каждом этапе участник должен понимать, какой документ он создает или подписывает и откуда в него попадают данные.
Почему «документ создан» — еще не готовый процесс
Частая ошибка — подключить оператора ЭДО и считать задачу завершенной. В таком случае документы начинают отправляться, но сотрудники продолжают параллельно вести таблицы, печатать бумагу «на всякий случай» и уточнять статус по телефону. В итоге скорость не растет, а число точек контроля только увеличивается.
ЭПД дает эффект, когда становится частью сквозного сценария: заказ покупателя → резерв → сборка → отгрузка → перевозка → приемка → закрывающие документы. Система должна передавать реквизиты без ручного дублирования и фиксировать действия каждого участника.
Что проверить грузоотправителю
- Нормативный сценарий. Определите, в каких ваших перевозках нужен ЭПД и какие типы документов используются.
- Роли и подписи. Назначьте сотрудников, которые создают, согласуют и подписывают документы. Проверьте КЭП и машиночитаемые доверенности там, где они нужны.
- Справочники. Сверьте организации, адреса, точки погрузки и выгрузки, транспорт, водителей, грузы и единицы измерения.
- Связь с заказом. Документ не должен создаваться заново вручную. Он должен получать данные из заказа и отгрузки.
- Исключения. Опишите, как действовать при изменении перевозчика, частичной отгрузке, отказе получателя или возврате.
- Архив. Проверьте, где хранятся подписанные версии, статусы и доказательства отправки.
Что проверить перевозчику
Перевозчику важно, чтобы водитель получил задание до выезда, а не узнал о проблеме у ворот склада. В мобильном сценарии должны быть понятны маршрут, контакты, груз, документы и действие при отсутствии связи. Если водитель пользуется телефоном, интерфейс должен быть рассчитан на несколько простых шагов, а не на работу с полной учетной системой.
Отдельно следует проверить, как диспетчер видит неподписанные документы и просрочки. Когда рейсов много, контроль «созвонимся вечером» не работает. Нужен список исключений: документ не создан, не подписан отправителем, не подтвержден получателем или содержит расхождение.
Что проверить получателю
Получатель должен заранее определить, кто принимает груз и в какой момент фиксируется факт приемки. Если кладовщик видит недостачу или повреждение, он не должен искать инструкцию в общем чате. В процессе нужны ответственный, допустимые действия, шаблон комментария и маршрут эскалации.
Также стоит связать ЭПД с фактическим приходом на склад. Иначе документ подписан, а остатки обновятся позднее или останутся в ручной таблице. Интеграция позволяет сопоставить накладную с поставкой, расхождением, серийными номерами или маркировкой.
Как подготовить систему за один рабочий цикл
Начните не с массового запуска, а с одного повторяемого маршрута: например, доставка со своего склада постоянному клиенту. Пройдите его от создания заказа до приемки и выпишите каждое действие. После этого добавляйте более сложные случаи: сторонний перевозчик, несколько точек разгрузки, частичная приемка, возврат или экспедитор.
Полезный результат первого цикла — не презентация, а рабочая карта процесса: кто инициирует документ, какие данные приходят автоматически, кто подписывает, что считается ошибкой и где виден статус. Ее можно использовать для обучения сотрудников и настройки интеграции.
Как KULPS помогает с ЭПД
KULPS проводит аудит логистической цепочки и связывает учетную систему, ЭДО и оператора ЭПД. Мы настраиваем передачу данных из заказа и отгрузки, проверяем справочники, роли и исключения, помогаем организовать контроль неподписанных документов и журнал ошибок.
Цель проекта — чтобы ЭПД не стал дополнительной ручной обязанностью. Сотрудник должен работать в привычной точке процесса, а система — создавать, передавать и контролировать документ там, где это логично для бизнеса.
Главное
Более 39 млн документов за первый месяц подтверждают: обязательный ЭПД уже стал реальностью для сотен тысяч компаний. Следующий шаг для бизнеса — не просто поддерживать обмен, а убрать двойной ввод, закрепить роли и сделать электронный документ частью отгрузки и приемки.
Нужно проверить готовность логистики к ЭПД? KULPS разберет ваш маршрут, покажет ручные разрывы и предложит схему интеграции учета, ЭДО и перевозочных документов.