Новое уведомление по НДФЛ и страховым взносам с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года работодатели получили право подавать одно уведомление об исчисленных суммах НДФЛ и страховых взносов сразу на несколько будущих месяцев. Раньше уведомления обычно формировали по мере наступления каждого срока, а теперь компания может заранее передать прогнозные суммы на полугодие или оставшуюся часть года.
Новый порядок добровольный. Работодатель может сохранить привычную ежемесячную схему, если она лучше соответствует расчёту зарплаты или численность сотрудников часто меняется.
Главное: сводное уведомление сокращает количество документов, но требует точного прогноза. Если фактическое начисление окажется выше заявленного, понадобится своевременно подать уточнение.
Что именно изменилось
Компания или индивидуальный предприниматель, выплачивающие доход сотрудникам, могут указать в одном документе прогнозируемые суммы:
- налога на доходы физических лиц;
- страховых взносов.
Уведомление можно составить сразу на несколько месяцев, но только в пределах текущего календарного года. В документе 2026 года нельзя заявить платежи за 2027 год.
Как разбивать суммы по периодам
По НДФЛ суммы показываются отдельно за две части каждого месяца:
- с 1-го по 22-е число;
- с 23-го по последнее число месяца.
По страховым взносам указываются суммы за текущий и каждый следующий месяц расчётного периода. Одной общей суммой на весь срок заполнить документ нельзя: ФНС должна понимать распределение обязательств по срокам.
Пример
Компания решила подать уведомление в сентябре на четыре месяца — с сентября по декабрь. В документе она отдельно указывает НДФЛ по двум периодам каждого месяца и страховые взносы за сентябрь, октябрь, ноябрь и декабрь.
Если численность и зарплата стабильны, бухгалтерия заранее закрывает восемь периодов по НДФЛ и четыре периода по взносам одним документом. Новые ежемесячные уведомления по уже заявленным суммам не нужны, пока прогноз соответствует фактическому начислению.
Что делать, если фактическая сумма отличается
Фактическая сумма больше прогноза
Если по итогам периода начислено больше, необходимо подать уточнённое уведомление в установленный срок. Например, выросла премия, приняли новых сотрудников или выплатили незапланированный доход.
Фактическая сумма меньше прогноза
По разъяснению ФНС, разница останется положительным сальдо на едином налоговом счёте и будет учтена в дальнейшем. Однако для управленческого контроля расхождение всё равно нужно разобрать: регулярное завышение прогноза может замораживать деньги компании на ЕНС.
Как происходит зачёт страховых взносов
ФНС указывает, что зачёт средств в счёт страховых взносов выполняется не позднее третьего числа месяца, в котором наступает срок уплаты, при достаточном положительном сальдо ЕНС.
Если средств недостаточно, зачёт произойдёт в течение трёх рабочих дней после восстановления положительного сальдо. Поэтому сводное уведомление не заменяет платёжный календарь: деньги должны своевременно поступать на единый налоговый счёт.
Кому удобен новый порядок
- компаниям со стабильной численностью и фиксированным фондом оплаты труда;
- небольшим организациям без частых премий и кадровых изменений;
- бизнесу с настроенным зарплатным учётом и прогнозом налогов;
- группам компаний, стремящимся сократить количество рутинных документов;
- работодателям, которые регулярно контролируют ЕНС и умеют быстро формировать уточнения.
Кому лучше сохранить ежемесячную схему
- сезонному бизнесу с меняющейся численностью;
- компаниям с непредсказуемыми премиями и сдельной оплатой;
- организациям в процессе массового найма или сокращения;
- работодателям с частыми перерасчётами отпускных и больничных;
- компаниям, где зарплатная система не синхронизирована с бухгалтерией.
Основные риски
- прогноз сформирован из устаревшего штатного расписания;
- в расчёт не вошли премии, отпуска или новые сотрудники;
- бухгалтерия пропустила срок уточнения при увеличении суммы;
- компания считает, что уведомление автоматически обеспечивает наличие денег на ЕНС;
- две системы сформировали документы по одному периоду;
- ответственный не контролирует приём уведомления ФНС;
- завышенные суммы надолго оставляют оборотные средства на ЕНС.
Как настроить процесс в 1С или другой системе
- Обновите программу до версии, поддерживающей новый формат.
- Зафиксируйте горизонт прогноза: месяц, квартал или оставшаяся часть года.
- Сверьте штат, оклады, графики, плановые премии и отпуска.
- Рассчитайте НДФЛ по двум периодам каждого месяца.
- Распределите страховые взносы помесячно.
- Проверьте документ вторым сотрудником перед отправкой.
- Сохраните подтверждение приёма.
- Настройте ежемесячное сравнение прогноза с фактом.
- При превышении прогноза автоматически создавайте задачу на уточнение.
Какие отчёты нужны руководителю
- прогноз НДФЛ и взносов по месяцам;
- факт против суммы уведомления;
- предстоящие сроки уплаты;
- остаток и резерв денег на ЕНС;
- периоды, требующие уточнения;
- непринятые или ошибочные документы;
- причины существенных отклонений фонда оплаты труда.
Как автоматизировать контроль
Новый порядок особенно полезен, если зарплатный расчёт, платёжный календарь и задачи бухгалтерии связаны между собой. После расчёта факта система сравнивает его с прогнозом, отмечает превышение и создаёт задачу с датой исполнения.
Руководителю не нужно видеть каждую строку уведомления. Ему достаточно трёх сигналов: денег на ЕНС хватает, документы приняты, уточнений с приближающимся сроком нет.
Как помогает KULPS
KULPS настраивает обмен между учётными системами, платёжным календарём и задачами сотрудников. Мы можем проверить, где данные вводятся повторно, создать контроль прогноз-факт и уведомления об отклонениях.
Если в компании используются 1С, CRM, ERP или отдельный финансовый сервис, сначала определяем источник достоверных данных, затем исключаем дубли и формируем понятный регламент для бухгалтера и руководителя.
Чек-лист перед переходом
- выбран горизонт сводного уведомления;
- зарплатная система обновлена;
- прогноз проверен по сотрудникам и выплатам;
- НДФЛ разбит на два периода каждого месяца;
- взносы распределены помесячно;
- назначен ответственный за сравнение прогноза и факта;
- описан порядок уточнения;
- контролируется достаточность денег на ЕНС.
Нужна автоматизация бухгалтерского контроля? Проведём аудит текущего обмена, уберём повторный ввод и настроим задачи по отклонениям и срокам.
Официальный источник
Материал подготовлен 1 сентября 2026 года и носит информационный характер. Перед применением проверьте актуальный формат уведомления, сроки и настройки вашей учётной программы.