Кейс: кондитерское производство сократило ошибки сборки заказов
Кто клиент
Небольшое кондитерское производство выпускает десерты, печенье, конфеты и подарочные наборы. Продукция продаётся в собственных точках и отгружается кафе, магазинам и корпоративным заказчикам.
В ассортименте около 80 постоянных позиций и сезонные наборы. Сроки годности отличаются: от нескольких дней для охлаждённых десертов до нескольких месяцев для упакованного печенья и конфет.
Что было до внедрения
- дата производства печаталась на этикетке, но не сохранялась в складском учёте;
- один и тот же товар разных партий лежал в нескольких холодильных зонах;
- сборщик выбирал коробки визуально и иногда отгружал более свежую партию первой;
- оптовые заказы проверялись по бумажному листу;
- менеджер не мог заранее подтвердить клиенту остаточный срок годности;
- списания считались в конце месяца, когда повлиять на них было уже нельзя.
Проблема
В системе числилось 120 упаковок одного вида печенья. Из них 40 были выпущены раньше и должны были уйти первыми. Но менеджер и сборщик видели только общее количество.
В результате свежая партия уезжала клиентам, а старая оставалась на складе. Когда срок подходил к концу, производство делало скидку или списывало товар.
Параллельно возникали ошибки комплектации: похожая упаковка, другой вес или неверное количество. Проблему обнаруживали при повторной проверке или уже после звонка клиента.
Цель проекта
Собственник поставил четыре задачи:
- видеть остаток по каждой партии и сроку годности;
- отгружать продукцию с меньшим остаточным сроком первой;
- проверять каждый заказ сканированием;
- получать список партий, которые нужно продать в первую очередь.
Что внедрили
Единые карточки товаров
Справочник очистили от дублей. Для каждой позиции зафиксировали наименование, вес, тип упаковки, штрихкод и правила учёта. Сезонные наборы отделили от постоянного ассортимента.
Партии и сроки годности
При выпуске каждой партии в МоемСкладе фиксируются номер, дата и срок годности. Остатки перестали смешиваться в одну цифру: менеджер видит, сколько упаковок относится к каждому сроку.
Подбор по FEFO
Для товаров со сроком годности используется принцип First Expire, First Out: первой к отгрузке предлагается партия, срок которой истекает раньше.
Штрихкоды и этикетки
После выпуска печатается этикетка с товаром, партией, сроком и штрихкодом. Визуально похожие коробки теперь различаются сканером.
Проверка комплектации
Сборщик открывает заказ на ТСД и сканирует каждую позицию. Система показывает неверный товар или лишнее количество до передачи заказа клиенту.
Зоны хранения
Готовую продукцию разделили на охлаждённую, обычную и сезонную. Для оптовых заказов появилась отдельная зона комплектации, чтобы собранные коробки не возвращались в общий остаток физически.
Как внедряли
- Аудит. Проследили путь партии от выпуска до списания или отгрузки.
- Очистка справочника. Убрали дубли и стандартизировали единицы измерения.
- Правила партий. Определили формат номера и ответственного за срок годности.
- Маркировка склада. Зоны и места хранения получили понятные адреса.
- Настройка оборудования. Подключили принтер этикеток и два ТСД.
- Пилот. Начали с десяти самых продаваемых позиций.
- Обучение. Выпуск, перемещение, сборку и возврат отработали на реальных заказах.
- Масштабирование. После недели без критических ошибок подключили весь ассортимент.
Как измеряли результат
Показатели сравнивали за восемь недель до запуска и восемь недель после стабилизации процесса.
- Ошибка комплектации — заказ, в котором найден неверный товар, партия или количество до либо после передачи клиенту.
- Время сборки — от открытия задания до переноса готового заказа в зону отгрузки.
- Списание по сроку — себестоимость готовой продукции, списанной из-за истечения срока годности.
- Партийный учёт — доля выпущенной продукции, для которой указан номер партии и срок.
Что изменилось в ежедневной работе
Менеджер видит доступные партии и может согласовать с клиентом требования к остаточному сроку. Сборщик получает конкретное задание и проверяет товар сканером. Руководитель ежедневно видит партии, которые нужно продать или перераспределить в первую очередь.
Сотрудники перестали выбирать между скоростью и качеством: сканирование одновременно ускорило поиск и снизило число ошибок.
Почему списания не исчезли полностью
FEFO не исправляет неправильный план выпуска. Если производство изготовило больше, чем рынок способен купить, часть продукции всё равно останется. Поэтому вместе с партийным учётом руководство стало сравнивать выпуск, продажи и списания по каждой позиции.
Система показывает риск заранее, а коммерческое решение принимает бизнес: уменьшить следующую партию, провести акцию или перенаправить товар другому клиенту.
Что можно повторить
- Начать с товаров с коротким сроком и большим оборотом.
- Не создавать партии задним числом — фиксировать их при выпуске.
- Печатать штрихкод сразу после производства.
- Сканировать не только товар, но и место хранения.
- Использовать FEFO для подбора партии.
- Отделить зону комплектации от свободного остатка.
- Ежедневно контролировать партии с приближающимся сроком.
- Считать ошибки и списания в рублях, а не только в штуках.
Как помогает KULPS
KULPS настраивает партийный учёт, сроки годности, адреса, штрихкоды и оборудование. Перед запуском проверяем выпуск, перемещение, B2B-отгрузку, возврат и списание, чтобы партия не терялась на одном из этапов.
Если склад видит только общий остаток продукта, закажите аудит. Покажем, как связать партии, сроки, производство и сборку заказов без параллельных таблиц.