Кейс: производитель полуфабрикатов сократил возвраты на 47%
Кто клиент
Небольшое производство замороженных котлет, пельменей, вареников, сырников и готовых наборов. Компания поставляет продукцию кафе, магазинам у дома и региональным дистрибьюторам. В ассортименте около 130 позиций с разной фасовкой и требованиями к остаточному сроку годности.
Заказы принимают пять менеджеров, отгрузки идут шесть дней в неделю. Один и тот же товар может одновременно храниться в нескольких партиях и морозильных камерах.
Что было до внедрения
Склад видел общее количество товара, но не всегда понимал, какую партию нужно отгрузить конкретному клиенту. Срок годности находился на коробке и в журнале выпуска. Во время сборки сотрудник выбирал ближайшую упаковку, поэтому свежая партия иногда уходила раньше старой.
В заказе из CRM был указан товар и количество, но не были структурированы требования клиента к сроку годности, фасовке и температурному режиму. Эти детали менеджер писал в комментарии или сообщал кладовщику голосом.
Основные причины возвратов:
- неподходящий остаточный срок годности;
- неверная фасовка;
- замена позиции без согласования;
- расхождение количества коробок;
- невозможность быстро определить партию при претензии;
- ошибка в точке или интервале доставки.
Что было
- общие остатки без удобного разреза партий;
- сроки годности в отдельном журнале;
- комментарии менеджеров вместо правил;
- ручная комплектация;
- долгий поиск данных по претензии.
Что внедрили
- партии и сроки годности в МоемСкладе;
- отбор по принципу FEFO;
- штрихкоды коробов и ТСД;
- обязательные поля заказа;
- контроль перед закрытием отгрузки.
Что изменилось
- сборщик получает подходящую партию;
- неверный товар выявляется до погрузки;
- история партии доступна за минуты;
- старые партии не остаются незамеченными;
- причины возвратов видны руководителю.
Цель проекта
Построить управляемую цепочку:
заказ клиента → проверка требований → резерв → выбор партии → сборка → контроль → отгрузка → подтверждение доставки → претензия или повторный заказ.
Система должна не только хранить сведения, но и предотвращать ошибку до того, как продукция окажется в машине.
Как настроили партии
Для каждой производственной партии фиксируются дата выпуска, срок годности, количество и зона хранения. При выпуске готовой продукции эти данные сразу появляются в учёте, а не переносятся в конце смены.
Старые дубли карточек объединили. Фасовки развели по отдельным понятным позициям: упаковка 0,5 кг и короб 5 кг больше не могли быть выбраны как один товар с текстовым комментарием.
Как внедрили FEFO
FEFO означает, что первой к отгрузке предлагается партия с ближайшим сроком годности. Но правило учитывает требования клиента. Если торговая сеть принимает товар только с определённым остаточным сроком, неподходящая партия не попадает в задание на сборку.
Каждое утро руководитель склада получает отчёт:
- партии, которые нужно реализовать в первую очередь;
- товар, приближающийся к внутренней границе срока;
- остаток без активного заказа;
- партии в карантине;
- товар с риском списания.
Как перестроили заказ клиента
Из CRM в МойСклад передаются не только наименование и количество. Обязательными стали:
- юридическое лицо и точка доставки;
- дата и интервал;
- фасовка и кратность короба;
- минимальный остаточный срок годности;
- разрешение или запрет замены;
- контакт принимающего сотрудника;
- требования к документам.
После подтверждения заказ получает версию. Изменение менеджера снимает старое задание со склада и создаёт новое уведомление, поэтому сотрудник не собирает уже отменённый состав.
Как организовали сборку со штрихкодами
- Сборщик открывает задание на ТСД.
- Система показывает камеру, ячейку и рекомендуемую партию.
- Сотрудник сканирует короб.
- Система проверяет товар, партию, фасовку и срок.
- Неподходящий короб не добавляется в заказ.
- После завершения печатается контрольный лист.
Сканирование не заменяет порядок в справочнике. Поэтому ТСД запустили после очистки карточек и контрольной инвентаризации.
Как контролировали отгрузку
Перед погрузкой сотрудник повторно сверяет количество грузовых мест и маршрут. Отгрузка не закрывается, если:
- есть несканированная позиция;
- количество не совпадает с заказом;
- выбрана неподходящая партия;
- заказ был изменён после сборки;
- не заполнен обязательный документ.
Как работали с претензиями
Претензия создаётся в CRM и связывается с конкретной отгрузкой. По штрихкоду или номеру документа сотрудник видит партию, дату выпуска, кто собирал заказ и какие проверки были пройдены.
Причины возврата выбираются из справочника, а не записываются свободным текстом. Руководитель различает ошибки комплектации, качество продукта, срок годности, логистику и коммерческие причины.
Как проходило внедрение
Этап 1. Аудит возвратов
Разобрали возвраты за три месяца и выделили повторяющиеся причины. Это позволило не автоматизировать хаос, а начать с самых дорогих ошибок.
Этап 2. Очистка номенклатуры
Развели фасовки, единицы измерения и упаковки, объединили дубли и определили обязательные поля.
Этап 3. Учет партий
Настроили выпуск, приемку, перемещение и списание с указанием партии и срока годности.
Этап 4. Пилот FEFO
Правило запустили на двадцати ходовых позициях. После недели работы уточнили внутренние границы срока для разных клиентов.
Этап 5. ТСД и контроль погрузки
Сначала обучили одну смену и один маршрут. После стабильного запуска процесс распространили на весь склад.
Этап 6. Интеграция с CRM
Обязательные требования клиента стали структурированными полями, а статусы отгрузки и претензии вернулись в сделку.
Как рассчитан модельный эффект
Сравниваются два одинаковых двенадцатинедельных периода. Из расчёта исключены возвраты, связанные только с изменением спроса клиента. В показателе сохранены ошибки состава, фасовки, партии, срока годности и комплектности.
Доля заказов с полным или частичным возвратом снизилась с 8,1% до 4,3%. Относительное снижение:
(8,1 − 4,3) ÷ 8,1 × 100% ≈ 47%.
Отдельно измерялись списания просроченной готовой продукции. Благодаря FEFO и ежедневному отчёту они сократились на 32%.
Что можно повторить в похожем бизнесе
- Разделить карточки разных фасовок.
- Фиксировать партию и срок в момент выпуска.
- Указать требования каждого клиента к остаточному сроку.
- Внедрять FEFO вместе с контролем, а не как устное правило.
- Сканировать товар при сборке и перед погрузкой.
- Связать претензию с заказом и партией.
- Еженедельно анализировать причины возвратов.
Как помогает KULPS
KULPS проводит аудит пищевого склада, очищает номенклатуру, проектирует партии и сроки годности, настраивает МойСклад, CRM, штрихкоды и ТСД. Затем мы запускаем пилот на ограниченной группе товаров, измеряем ошибки и только после этого масштабируем процесс.
Если у вас растут возвраты, списания или споры между менеджерами и складом, закажите аудит. Покажем, на каком этапе теряется информация и какой контроль даст быстрый экономический эффект.