Кейс: пекарня сократила списания готовой продукции на 29%
Кто клиент
Городская пекарня с собственным производством и двумя торговыми точками. В ассортименте — хлеб, багеты, слойка, круассаны, пироги и сезонные позиции. Часть продукции выпекается утром, часть — небольшими партиями в течение дня.
Что было до внедрения
План выпуска формировался на основе опыта старшего смены. Продажи из касс выгружались отдельно, остатки готовой продукции пересчитывались вечером, а списания записывались в таблицу общей суммой. При этом нельзя было понять, где причина потерь: неверный план, нарушение рецептуры, лишний выпуск, просрочка сырья или ошибка торговой точки.
Что было
- план выпуска «по ощущениям»;
- продажи и производство не связаны;
- сырье списывается укрупненно;
- партии не имеют единого статуса;
- причины потерь не анализируются.
Что внедрили
- единую номенклатуру и рецептуры;
- план выпуска по дням и точкам;
- производственные партии;
- связь кассовых продаж с учетом;
- раздельные причины списания.
Что изменилось
- выпуск опирается на статистику спроса;
- сырье списывается по рецептуре;
- остатки видны раньше закрытия дня;
- перевыпуск выявляется по позициям;
- руководитель видит причины списаний.
Проблема
Пекарня должна держать витрину заполненной, но свежая продукция имеет короткий срок реализации. Если выпустить слишком мало, компания теряет продажи. Если слишком много — остаток превращается в списание. Без связи между спросом и производством план зависит от памяти сотрудников.
Одновременно возникал скрытый перерасход сырья. Мука, масло, начинка и упаковка списывались не всегда по фактическому выпуску. Руководитель видел закупки и выручку, но не мог быстро объяснить отклонение маржи.
Цель
Цель проекта — связать продажи, выпуск и сырье так, чтобы пекарня могла управлять списаниями, а не просто фиксировать их после закрытия смены.
- видеть продажи по товарам, дням и торговым точкам;
- планировать выпуск на основе фактического спроса;
- связывать продукцию с рецептурой и расходом сырья;
- вести партии и сроки годности;
- разделять причины списаний;
- сравнивать плановый и фактический выпуск;
- раньше замечать дефицит ключевых ингредиентов.
Что внедрили
- МойСклад. Настроили товары, сырье, упаковку, склады, закупки, производство и списания.
- POScenter. Связали кассовый контур с продажами по торговым точкам.
- Рецептуры. Для основных позиций зафиксировали норму сырья и выход готовой продукции.
- Производственные задания. Выпуск стал планироваться по ассортименту, объему, дате и точке назначения.
- Партийный учет. Партии получили дату производства, срок и статус.
- Причины списания. Разделили перепроизводство, окончание срока, брак, дегустацию и внутреннее использование.
Как внедряли
Этап 1. Очистили справочник
Одинаковые товары и ингредиенты были заведены под разными названиями. Номенклатуру объединили, закрепили единицы измерения и разделили сырье, полуфабрикаты, готовую продукцию и упаковку.
Этап 2. Настроили базовые рецептуры
Начали не со всего ассортимента, а с позиций, которые формировали основную выручку и списания. Для каждой позиции указали сырье, норму расхода и плановый выход.
Этап 3. Связали продажи и план выпуска
План на следующий день стал учитывать продажи по дням недели, сезонность и особенности каждой точки. Для продукции с нестабильным спросом предусмотрели несколько небольших выпусков вместо одной большой утренней партии.
Этап 4. Ввели партии
Для выпуска стали фиксироваться дата, объем, точка назначения и статус. Это позволило отличать свежую продукцию от остатков предыдущей партии и быстрее проводить инвентаризацию.
Этап 5. Разделили причины списаний
Вместо общей строки «списание» появились понятные причины. Руководитель увидел, какие потери связаны с планом, какие — с качеством, а какие — с ошибкой учета.
Как изменился ежедневный процесс
- В конце дня система собирает продажи по товарам и точкам.
- Ответственный формирует проект плана выпуска на следующий день.
- Проверяются остатки сырья и ближайшие поставки.
- Цех получает задания по ассортименту и объему.
- Выпуск регистрируется партиями.
- Продукция передается в торговые точки.
- Продажи уменьшают остатки, а непроданное оформляется с причиной.
- Руководитель сравнивает план, выпуск, продажи и списания.
Результат
Пекарня перестала оценивать списания только общей суммой. Стало видно, какие позиции выпускаются с избытком, где нарушается рецептура и в какой торговой точке план требует корректировки.
- -29% списаний готовой продукции;
- -18% перерасхода сырья по основным рецептурам;
- +21% точности ежедневного плана выпуска;
- 100% производственных партий имеют дату и статус.
Что можно повторить
- Начать с десяти самых продаваемых позиций.
- Очистить справочник сырья и единицы измерения.
- Зафиксировать рецептуры и плановый выход.
- Связать кассовые продажи с учетной системой.
- Планировать выпуск отдельно по торговым точкам.
- Делить производство на партии.
- Ввести обязательные причины списания.
- Еженедельно корректировать план по статистике.
CTA
Хотите снизить списания и перерасход сырья? KULPS проведет аудит продаж, ассортимента, рецептур, производства и кассового учета и покажет, с каких позиций начать автоматизацию пекарни.