Кейс: сварочный цех сократил ручные сверки на 37%

Кейс: сварочный цех сократил ручные сверки на 37%

Кто клиент

Небольшой сварочный цех, который производит ограждения, каркасы, лестничные элементы, навесы и металлоконструкции по индивидуальным и типовым заказам. В работе одновременно находится несколько десятков расчетов и заказов, а материалы отличаются профилем, маркой, толщиной и длиной.

Что было до внедрения

Заявки приходили в телефон, почту и мессенджеры. Менеджер рассчитывал заказ в таблице, затем спрашивал у кладовщика о наличии металла. Кладовщик сверял остатки вручную, а мастер получал задание в чате или на бумаге. Если спецификация менялась, участники процесса могли работать с разными версиями.

Что было

• заявки в разных каналах;
• расчеты и спецификации в файлах;
• остатки металла уточняются вручную;
• изменения не доходят до всех участников;
• фактическая себестоимость собирается после заказа.

Что внедрили

• воронку заказов в amoCRM;
• склад металла в МоемСкладе;
• резервы материалов под заказ;
• производственные задания для цеха;
• план-факт контроль материалов и затрат.

Что изменилось

• у заказа одна актуальная спецификация;
• склад видит будущую потребность;
• цех получает согласованное задание;
• статусы понятны менеджеру и руководителю;
• отклонения по себестоимости видны раньше.

Проблема

Большая часть времени терялась не на сварке, а на уточнениях. Менеджер спрашивал, есть ли профиль нужного размера. Кладовщик выяснял, зарезервирован ли металл под другой заказ. Мастер уточнял, какая версия чертежа актуальна. Руководитель собирал себестоимость из закупок, списаний и сообщений сотрудников.

Чем больше заказов одновременно в работе, тем чаще ручная коммуникация становилась источником задержек и ошибок.

Цель

Цель проекта — создать единый маршрут заказа от заявки до готового изделия.

• собрать заявки и расчеты в CRM;
• вести металл и комплектующие по понятной номенклатуре;
• проверять и резервировать материалы до запуска;
• передавать цеху актуальное производственное задание;
• видеть статус без звонков мастеру;
• сравнивать плановую и фактическую себестоимость.

Что внедрили

1. amoCRM. Настроили этапы от новой заявки и расчета до согласования, производства, отгрузки и монтажа.
2. Карточку заказа. Добавили тип изделия, размеры, металл, покрытие, чертежи, срок, монтаж и ответственных.
3. МойСклад. Создали единый справочник металла, комплектующих, расходных материалов и готовых изделий.
4. Резервы. После согласования заказа материалы резервируются, а дефицит становится основанием для закупки.
5. Производственные задания. Цех получает актуальный состав, объем и последовательность работ.
6. План-факт. Сравниваются расчетные материалы и затраты с фактическим расходом.

Как внедряли

Этап 1. Нормализовали номенклатуру

Одинаковый профиль больше не назывался по-разному в таблицах и сообщениях. Для позиций закрепили тип, сечение, толщину, длину, единицу измерения и складскую группу.

Этап 2. Связали заявку и заказ

После согласования расчета менеджер переводит сделку в работу. У заказа сохраняются спецификация, срок, чертежи и ответственные. Изменения фиксируются в карточке, а не отправляются отдельным сообщением.

Этап 3. Настроили склад и резервы

Кладовщик видит текущие остатки, резервы и дефицит. Менеджер не обещает клиенту запуск, пока материалы не проверены или не создана потребность на закупку.

Этап 4. Передали задания в цех

Производственное задание стало источником актуальных данных для мастера. Там видны заказ, материалы, объем и статус выполнения.

Этап 5. Добавили контроль себестоимости

После выполнения сравниваются плановый расход и фактические списания. Руководитель видит, где появилась дополнительная закупка, перерасход или незапланированная переделка.

Результат

После запуска сотрудники перестали постоянно сверять одни и те же данные. Продажи видят статус заказа, склад заранее знает потребность, цех получает актуальную спецификацию, а руководитель оценивает отклонения по себестоимости.

• -37% ручных сверок между продажами, складом и цехом;
• -24% срочных уточнений по остаткам металла;
• +28% точности план-факт расчета себестоимости;
• 100% заказов проходят через единые статусы.

Что можно повторить

1. Создать единый справочник металла и комплектующих.
2. Зафиксировать обязательные поля расчета.
3. Привязать актуальные чертежи к заказу.
4. Резервировать материалы до запуска в цех.
5. Передавать производство через единое задание.
6. Настроить понятные статусы для всех отделов.
7. Сравнивать плановый и фактический расход по каждому заказу.

CTA

В вашем цехе слишком много уточнений между продажами, складом и производством? KULPS проведет аудит одного реального заказа и покажет, где убрать ручные сверки, связать CRM с учетом и начать видеть себестоимость раньше отгрузки.